Institūciju darba organizācija

Aktualizēts 15.05.2026 — skatīt izmaiņu vēsturi

⚠️ Šī lapa joprojām ir izstrādes stadijā.

Institūciju darba organizācija apkopo vadlīniju prasības un ieteikumus attiecīgajā kultūras mantojuma digitalizācijas posmā. Kultūras mantojuma institūcijas digitalizāciju veic gan institūciju pamatdarbības ietvaros, atbilstoši pieejamam budžetam un resursiem, gan projektorientēti, realizējot tos vienā institūcijā vai sadarbojoties vairākām institūcijām. Lai kāpinātu digitalizācijas procesā sasniedzamos kvantitatīvos un kvalitatīvos rādītājus, digitalizācijas darbus ir ieteicams organizēt kā projektus (jādefinē projekta mērķi, projekta vadītājs, iesaistītās institūcijas, speciālisti, atbildības, budžets, laika plāns, projekta realizācija notiek pa posmiem, plānošana, realizācija, koordinācija, kontrole). Vienlaicīgi nepieciešams akcentēt kritisko digitalizācijas veiksmes faktoru – kultūras mantojuma objekta pamata un aprakstošo datu (metadatu) pietiekamība un ticamība, kā arī jau šobrīd pieejamo digitālo objektu metadatu un datņu pieejamība institūcijās. No šī izriet turpmāk aprakstītais digitalizācijas procesa iedalījums posmos:

“Nulles” posms - Kultūras mantojuma objekta metadatu uzkrāšana – ‘priekšdigitalizācijas’ posms,
Digitalizācijas procesa posmi:

1. posms – Plānošana, 2. posms – Sagatavošana, 3. posms – Digitalizācija, 4. posms – Pēcdigitalizācija, Šie posmi nebūtiski atšķiras atkarībā no digitalizācijas procesa organizatoriskās metodes, t.i. pamatdarbības vai projekta organizācija, un to izvērsts saturs ir parādīts attēlā:: Kā redzams, digitalizācijas procesā ievēro vispārējos darbu un projektu plānošanas un vadības principus un turpmāk tekstā ir aprakstītas katra procesa posma funkcijas un darbības.

Priekšdigitalizācijas posms – KMO datu uzkrāšana

Kultūras mantojuma objektam nonākot institūcijas rīcībā, tai ir jāveic objekta datu reģistrēšana savu krājumu uzskaites sistēmā neatkarīgi no tā vai KMO turpmāk tiks veidota digitāla reprodukcija vai no tā tiks radīts jauns digitāls KMO, vai arī tas jau sākotnēji ir radīts digitāli. Lai veiktu KMO datu uzkrāšanu, nodrošinot to atbilstību digitālo objektu izveides nolūkos un turpmāk nododod DOM bez papildus specifiskās datu sagatavošanas par objektu, ir jāievēro:

Autortiesības,
Personas datu aizsardzība.

Autortiesības

Latvijā autortiesības regulē Autortiesību likums. No autortiesību viedokļa vispirms ir svarīgi izlemt, vai potenciāli digitalizējamais un saglabājamais objekts ir ar autortiesībām vai blakus tiesībām aizsargāts objekts. Ar autortiesībām aizsargāts objekts ir darbs, ar ko parasti saprot jaunrades rezultātu. Ne viss, ko katrs cilvēks raksta vai rada ir autora darbs un automātiski aizsargājams. Lai iegūtu autortiesību aizsardzību, autortiesību objektam jābūt "oriģinālam tādā nozīmē, ka tas ir paša autora intelektuālais darbs". Tomēr aizsargāti ir gan pabeigti, gan nepabeigti darbi. Ja potenciāli digitalizējamais objekts neatbilst iepriekš minētajiem kritērijiem, tas nav aizsargājams ar autortiesībām un ir vispārēji pieejams jebkāda veida reproducēšanai vai publiskošanai, t. i., arī saglabāšanai. Autortiesību likums nosaka, ka autortiesības ir spēkā visu autora dzīves laiku un 70 gadus pēc autora nāves. Pēc šiem 70 gadiem autortiesības beidz aizsargāt darbu un to drīkst izmantot. Līdz ar to nākamais solis analīzē vai konkrētajā situācijā ir piemērojams autortiesību regulējums, pēc analīzes, vai konkrētais objekts ir autora darbs, ir jāskatās vai nav pagājis termiņš un tāpēc darbs ir brīvi izmantojams. Autortiesību likuma 14. un 15. pantā ir noteiktas autoru tiesības. Pēc būtības ar autortiesībām aizsargātu darbu izmantot var tikai ar autora atļauju vai pamatojoties uz likumā noteiktiem izņēmumiem. Attiecībā uz fizisku objektu digitalizēšanu ir spēkā šāds izņēmums - Ikvienai bibliotēkai, arhīvam vai muzejam atļauts bez tieša vai netieša komerciāla nolūka reproducēt to krājumā esošu darbu, lai to saglabātu, kā arī lai aizstātu attiecīgās vai citas bibliotēkas, arhīva vai muzeja krājumā esošu darbu, kas sabojāts vai kļuvis nelietojams, ar nosacījumu, ka nav iespējams kopiju iegūt citā pieņemamā veidā un reproducēšana tiek atkārtota atsevišķos un savstarpēji nesaistītos gadījumos. Reproducēt ciparu formātā atļauts tikai tādus darbus, kuri publicēti Latvijā un nav pieejami komerciālā apritē, ciktāl vienošanās ar autoru nenosaka citādi. Tas nozīmē, ka digitalizēt bibliotēkas, muzeja vai arhīva krājumā jau esošu darbu ar mērķi to saglabāt var un tam nav nepieciešama autora atļauja. Likums nosaka arī izņēmumu attiecībā uz šo darbu pieejamību zinātniskai pētniecībai vai pašizglītošanās mērķiem. Proti, bez autora atļaujas bibliotēkai, arhīvam vai muzejam atļauts bez tieša vai netieša komerciāla nolūka to krājumā esošos darbus, kā arī to digitālās kopijas, pēc pieprasījuma izmantošanai zinātniska pētījuma vai pašizglītības nolūkā padarīt pieejamus fiziskajām personām, kurām ir autorizēta pieeja attiecīgās bibliotēkas, arhīva vai muzeja telpās īpaši ierīkotiem datoriem. Tomēr, ja digitalizēto objektu ir plānots izmantot arī citiem nolūkiem, piemēram, izvietot tā kopiju izstādē vai publiskot internetā, tad vairs nevar paļauties uz iepriekš aprakstīto izņēmumu. Tādā gadījumā ir jāiegūst autora atļauja šīm darbībām. Izņēmuma tiesības, kad var reproducēt autora darbu bez viņa atļaujas, attiecas tikai uz muzeja, bibliotēkas, arhīva krājumā jau esošu darbu, bet šis izņēmuma pants neļauj pievienot digitāli radītu saturu krājumam, jo tā būtu kopijas izgatavošana no digitālā satura. Attiecībā uz jau objektiem, kas ir digitāli radīti, lai varētu to pievienot muzeja, bibliotēkas, arhīva krājumā, primāri ir nepieciešama autora atļauja. Vienīgi Latvijas Nacionālā bibliotēka, varētu pievienot savam krājumam digitāli radītu saturu, kurš aizsargāts ar autortiesībām, pamatojoties uz Obligāto eksemplāru likumu. Tas nozīmē, ka tādus internetā brīvi pieejamus darbus, kurus ir publiskojuši paši autori Twitter, Facebook vai kādā citā sociālā medijā, Latvijas Nacionālajai bibliotēkai ir tiesības vākt un arhivēt, pievienot, bez autora atļaujas, pamatojot to ar Obligāto eksemplāru likumu. Diemžēl neko vairāk par savākšanu, arhivēšanu, oriģināla izmantošanu zinātniskās vai vēstures pētniecības nolūkos, likums bez autora atļaujas neļauj. Par visām pārējām darbībām ar darbu ir jāprasa autora atļauja. Turklāt, citas bibliotēkas un muzeji nevar atsaukties uz Obligāto eksemplāru likumu un, lai saglabātu internetā pieejamu autora darbu, ir nepieciešams prasīt autora atļauju.

Personas datu aizsardzība

Priekšdigitalizācijas posmā ir jāapsver arī fizisku personu datu aizsardzības jautājums un vai šādi dati ir atrodami digitalizējamajā kultūras mantojuma objektā. Fizisko personu datu apstrādi regulē galvenie divi dokumenti:

Eiropas Parlamenta un Padomes regula 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (turpmāk- Datu regula) un
Fizisko personu datu apstrādes likums.

Personas dati ir jebkura informācija, kas attiecas uz identificējamu fizisku personu. Tas nozīmē, ka Datu regula aizsargā tikai dzīvu fizisku personu un tā neattiecas uz juridisku personu datiem. Mirušu personu dati arī netiek aizsargāti. Šeit gan ir jāņem vērā, ja ir piemērojams Arhīvu likums, tad tajā ir noteikts, ka pieejamība tiek ierobežota uz noteiktu laiku tiem dokumentiem, kuri satur īpašu kategoriju personas datus vai citu informāciju par personas privāto dzīvi. Identificējama fiziska persona ir tāda, kuru var tieši vai netieši identificēt, piemēram, ar minētās personas vārda, uzvārda, personas koda, telefona numura, vecuma, adreses vai kādu citu raksturlielumu palīdzību. Savukārt, informācija par šo personu var būt gan objektīva, gan subjektīva. Lai informāciju uzskatītu par personas datiem, tai nav obligāti jābūt patiesai un pierādītai. Tātad personas dati ir tad, ja ir kaut kāda informācija par personu un kāds identifikators, kurš ļauj konkrēto personu atpazīt. Ja iztrūkst vai nu identifikators, vai informācija, tad tie nav personas dati, kuri ir aizsargājami.

Identifikators	+	Informācija	=	Personas dati

Fizisko personu datus var apstrādāt tikai tad, ja ir tiesisks pamats to darīt. Tas nozīmē, ka konstatējot digitalizējamā objektā fiziskas personas datus, ir jāatrod arī tiesiskais pamats, kas ļautu objektu ar personas datiem digitalizēt un saglabāt. Tiesiskie pamati pamatojoties uz kuriem var apstrāt fizisku personu datus ir uzskaitīti Datu regulā. Ir trīs veidu personas dati, kuriem atšķiras to aizsardzības pakāpe:

“Parastie” dati;
Īpašu kategoriju dati;
Dati par sodāmībām un sodiem (kriminālsodi un administratīvā pārkāpuma sodi).

Parastie dati ir tie visi dati, kuri kvalificējas kā personas dati (identifikators + informācija), bet nav īpašu kategoriju dati vai dati par sodāmībām un sodiem. Īpašu kategoriju personas dati ir dati kas atklāj:

Rases vai etnisko piederību;
Politiskos uzskatus;
Reliģisko vai filozofisko pārliecību;
Dalību arodbiedrībās;
Ģenētiskos datus, biometriskos datus, lai veiktu fiziskas personas unikālu identifikāciju;
Veselības datus vai datus par fiziskas personas dzimumdzīvi vai seksuālo orientāciju.

Attiecībā uz “parastajiem” datiem, datu apstrāde ir likumīga tikai tādā apmērā un tikai tad, ja ir piemērojams vismaz viens no turpmāk minētajiem pamatojumiem:

a) datu subjekts ir devis piekrišanu savu personas datu apstrādei;
b) apstrāde ir vajadzīga līguma, starp datu subjektu un datu apstrādātāju izpildei;
c) apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz datu apstrādātāju attiecināmu juridisku pienākumu;
d) apstrāde ir vajadzīga, lai aizsargātu datu subjekta vai citas fiziskas personas vitālas intereses (dzīvība, veselība);
e) apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs;
f) apstrāde ir vajadzīga pārziņa vai trešās personas leģitīmo interešu ievērošanai.

Bibliotēkas un muzeji, apstrādājot personas datus, visdrīzāk varētu atsaukties vai nu uz pašas personas dotu piekrišanu, vai arī uz pienākumu izpildīt uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs. Kultūras mantojuma saglabāšana un tā digitalizācija, lai tas vēlāk būtu pieejams arī citām paaudzēm, ir uzdevums, ko veic sabiedrības instresēs. Šeit gan jāpiebilst, ka uz šo tiesisko pamatu var atsaukties tikai tad, ja šāds uzdevums (saglabāt un vākt kultūras mantojumu) ir norādīts normatīvajos aktos, kuri regulē konkrētā muzeja vai bibliotēkas darbību. Savukārt, īpašu kategoriju personas datus pēc būtības ir aizliegts apstrādāt vispār. Izņēmums no šī principa ir, ja izpildās kāds no zemāk uzskaitītajiem tiesiskajiem pamatiem:

a) datu subjekts ir devis nepārprotamu piekrišanu šo personas datu apstrādei;
b) apstrāde ir vajadzīga, lai realizētu datu apstrādātāja pienākumus un īstenotu datu apstrādātāja vai datu subjekta konkrētas tiesības nodarbinātības, sociālā nodrošinājuma un sociālās aizsardzības tiesību jomā;
c) apstrāde ir vajadzīga, lai aizsargātu datu subjekta vai citas fiziskas personas vitālas intereses, ja datu subjekts ir fiziski vai tiesiski nespējīgs dot savu piekrišanu;
d) veicot leģitīmas darbības un nodrošinot atbilstošas garantijas, apstrādi veic fonds, apvienība vai jebkura cita bezpeļņas struktūra, kas to dara ar politisku, filozofisku, reliģisku vai ar arodbiedrībām saistītu mērķi un ar nosacījumu, ka apstrāde attiecas tikai uz šīs struktūras locekļiem vai bijušajiem locekļiem, vai personām, kas ar šo struktūru uztur regulārus sakarus saistībā ar tās nolūkiem, un ka bez datu subjekta piekrišanas personas datus neizpauž ārpus minētās struktūras;
e) apstrāde attiecas uz personas datiem, kurus datu subjekts apzināti ir publiskojis;
f) apstrāde ir vajadzīga, lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības, vai ikreiz, kad tiesas pilda savus uzdevumus;
g) apstrāde ir vajadzīga būtisku sabiedrības interešu dēļ;
h) apstrāde ir vajadzīga profilaktiskās vai arodmedicīnas nolūkos, darbinieka darbspējas novērtēšanai, medicīniskas diagnozes, veselības vai sociālās aprūpes vai ārstēšanas vai veselības vai sociālās aprūpes sistēmu un pakalpojumu pārvaldības nodrošināšanas nolūkos;
i) apstrāde ir vajadzīga sabiedrības interešu dēļ sabiedrības veselības jomā, piemēram, aizsardzībai pret nopietniem pārrobežu draudiem veselībai vai augstu kvalitātes un drošības standartu nodrošināšanai, cita starpā zālēm vai medicīniskām ierīcēm;
j) apstrāde ir vajadzīga arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs, zinātniskās vai vēstures pētniecības nolūkos, vai statistikas nolūkos.

Attiecībā uz īpašu kategoriju personas datu apstrādi, to var veikt, ja ir vai nu personas piekrišana, vai datu subjekts šos datus pats (nevis citas personas) apzināti ir publiskojis. Ir iespēja arī atsaukties uz tiesisko pamatu, ka apstrāde ir vajadzīga arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs. Šis pamats gan ļauj tikai digitalizēt un saglabāt arhīvā, bet neļauj veikt citas darbības ar personas datiem – piemēram publiskot internetā, izvietot izstādēs utt. Citi Datu regulā minētie tiesiskie pamati bibliotēku un muzeju gadījumos nebūs piemērojami. Līdz ar to primāri nepieciešams konstatēt vai digitalizējamā objektā ir atrodami fiziskas personas dati. Ja ir, tad nākamais solis ir definēt mērķi, kas ar kultūras mantojuma objektu tiks darīts, vai tā būs tikai digitalizācija arhīvēšanas nolūkos, vai arī ir plānots veikt kādas citas darbības un attiecīgi izejot no tā jāatrod tiesiskais pamats šo darbību veikšanai.

1.digitalizācijas posms - Plānošana

Definē digitalizācijas projekta sfēru, prioritātes, mērķus un mērķauditorijas saskaņā ar noteiktajām digitalizācijas prioritātēm:
projekta mērķiem jābūt reāliem, t.i., tiem jāatbilst pieejamajiem resursiem;
visi projekta posmi jāplāno atbilstoši izvirzītajiem mērķiem un jāpārliecinās, vai ieguldītais darbs nodrošinās iespēju sasniegt projektā paredzētos rezultātus;
projekta mērķiem uzskatāmi jādemonstrē vērtība, ko projekts dos projektā iesaistītajām institūcijām;
definē digitalizējamo objektu tipus (loģiskās grupas, izmēri, nesēji) un apjomus.
Tiek noteikti digitalizējamo materiālu un dokumentu atlases kritēriji.
Tiek apzināti digitalizējamo objektu veidi (loģiskās grupas) un tehniskie formāti (nesēji).
Nosaka, vai nepieciešams veikt partneru piesaisti mērķu sasniegšanai, apzina un definē partnerus, lomas, pienākumus, tiesības, uzdevumus.
Veic izpēti par jau realizētiem līdzīgiem projektiem. Šāda izpēte ļauj apzināt, vai projekts nedublēs citus projektus, identificēt iespējamās problēmas, ar kurām ir saskārušies citi, un to risinājumus. Svarīgi izpētīt citu institūciju pieredzi, kas īstenojušas līdzīgus projektus. Šāda izpēte palīdzēs noteikt darba un resursu apjomu, kas jāplāno projekta izpildei: vai projekta īstenošanai institūcijā jau ir pieejams personāls ar atbilstošām prasmēm, vai ir atbilstoša tehnoloģiskā infrastruktūra vai tomēr nepieciešama apjomīga apmācības programma un jaunas tehnikas iegāde; varbūt jāpieņem lēmums par ārpakalpojuma izmantošanu u.c.
Identificē nepieciešamos tehniskos resursus. Tehniskie resursi ietver tehniku, kas nepieciešama tieši digitalizēšanas procesam (piemēram, skeneri, digitālās kameras), un programmatūru aparatūras savienošanai ar datoriem, attēlu tveršanas programmatūru, attēlu apstrādes programmatūru, kā arī programmatūru metadatu apstrādei un pašu digitālo objektu kvalitātes kontrolei.
Veic darbu apjoma izpildei nepieciešamo finanšu un cilvēkresursu aprēķinu, identificē iespējamos tiešos un papildu finansēšanas avotus. Aprēķinot finanšu resursus, ieplāno ne vien nepieciešamos resursus projekta realizācijai, bet arī izdevumus izveidoto digitālo objektu uzturēšanai un piekļuves nodrošināšanai vismaz piecu gadu periodam pēc projekta pabeigšanas.
Izstrādā projekta īstenošanas darbību plānu ar laika grafiku un nepieciešamajiem resursiem.
Identificē riskus projekta realizācijai, novērtē to ietekmi, kā arī izvirza iespējamās alternatīvas atsevišķu darbību realizācijā.
Pieņem lēmumu par digitalizācijas ārpakalpojumiem, iepirkumu priekšmetu, apjomu, veidu, definē kvalitātes vadības principus.
Institūcijas vadība pieņem lēmumu par digitalizācijas projekta sākumu.
Rezervē nepieciešamos resursus ilglaicīgas saglabāšanas IKT sistēmās. Ja kultūras mantojuma institūcijas rīcībā nav ilglaicīgas saglabāšanas IKT sistēmas, tad institūcijai jāvienojas ar partneriem par šādas sistēmas izmantošanu.

2.digitalizācijas posms - Sagatavošana

Pirms digitalizācijas uzsākšanas veic digitalizējamo objektu atlasi un sagatavošanu digitalizācijai, precizē aprakstošos metadatus, sagatavo personālu un darba vidi, uzstāda nepieciešamo tehniku un programmatūru, veic tās testēšanu. Sagatavošanās darbi pirms digitalizācijas:

Saskaņā ar noteiktajiem kritērijiem veic digitalizējamo objektu detalizētu atlasi jeb sarakstu izveidi. Institūcijai ir jānodrošina, ka atlasītajiem digitalizējamiem objektiem ir aprakstīti un uzskaitīti identifikatori. Liela apjoma digitalizācijas projektos paralēli dokumentu atlasei un sagatavošanai var uzsākt digitalizācijas procesu jau sagatavotajai dokumentu daļai. Šādos gadījumos jāizstrādā loģistikas shēma, nosakot, kāds dokumentu daudzums nedēļā ir jāatlasa un jāsagatavo digitalizācijai, lai digitalizācijas procesā nerastos piespiedu dīkstāves.
Gatavojot digitalizējamos objektus digitalizācijai, pieaicina saglabāšanas speciālistus, kuri novērtē oriģinālu fizisko stāvokli, noformējumu (iesējums, ierāmēts utt.). Nepieciešamības gadījumā plāno konservāciju vai restaurāciju pirms digitalizācijas.
Atkarībā no izmantojamās digitalizācijas tehnikas izvērtē, vai ir nepieciešams veikt digitalizējamo objektu izšūšanu vai izgatavot speciālus aizsarglīdzekļus digitalizējamiem objektiem, piemēram, poliestera konvertus trauslām kartēm, izmantojot tehniku ar ruļļu padeves mehānismu.
Digitalizācijas projektos digitalizējamo objektu pieejamības nodrošināšanai īpaša uzmanība jāpievērš digitalizējamo objektu metadatiem un to kvalitātei. Kultūras mantojuma institūcijas sagatavo sākotnējos metadatus, ja digitalizācijas projektam tiek piesaistīti ārpakalpojumu sniedzēji. Ja digitalizācija plānota ārpus institūcijas, sagatavo visus nepieciešamos juridiskos dokumentus.
Veic metadatu aprakstu pārbaudi un nepieciešamības gadījumā to papildināšanu un precizēšanu. Ja projekts tiek realizēts kā kopprojekts, šajā posmā pārbauda, cik daudz iespējams izmantot esošos apraksta metadatus, tos eksportējot, vai tomēr nepieciešams veikt datu atkārtotu ievadīšanu īpaši projektam izstrādātā datu bāzē. Izstrādājot projektu, pēc iespējas jāizvairās no situācijām, kad dati jāievada no jauna. Kur vien iespējams, jāizmanto esošie apraksti, nepieciešamības gadījumā tos papildinot ar jauniem apraksta elementiem.
Liela uzmanība pievēršama darba vides sagatavošanai. Darba videi jābūt piemērotai digitalizējamiem objektiem. Īpaša uzmanība jāpievērš apgaismojumam (dabīgais vai mākslīgais), telpu mikroklimatam, telpu tīrībai, vibrācijai, dažādiem tehniskiem traucējumiem, oriģinālu transportēšanai no glabātavām un atpakaļ utt. Jebkurā digitalizācijas projektā ir ļoti svarīgi garantēt, ka digitalizācijas process nenodara oriģināliem ne vismazāko kaitējumu.
Realizējot kopprojektus, projekta plānošanas posmā ar satura partneriem slēdz sadarbības līgumus, kuros nosaka katra satura partnera uzdevumus un atbildību projekta mērķu sasniegšanā, vienojas par izmantojamajiem standartiem, vietu, kur (kādas IKT sistēmas, datu centri, serveri) un kā (digitālo objektu formāti, standarti, nosaukumi) glabāsies projekta rezultātā radītie digitālie objekti un to kopijas. Sadarbības līgumā jānorāda veids, kādā arhīvdatnes un lietotājdatnes tiks izmantotas, t.sk. ar kopiju izmantošanu un publicēšanu saistītos jautājumus, kas attiecas uz personas datu aizsardzību un autortiesībām.
Sagatavo tehniskos resursus. Ja nepieciešams, veic iepirkuma procedūras tehnikas un programmatūras iegādei vai īrei. Veic jaunās tehnikas un esošās tehnikas testēšanu un kalibrēšanu atbilstoši projektā noteiktajām tehniskās kvalitātes prasībām un funkcionalitātei.
Definē digitālo objektu datņu veidus un tehniskos parametrus (arhīvdatnes, lietotājdatnes, atvasinātās datnes, metadatu formāti).
Tiek izstrādātas nepieciešamās darba procedūras un instrukcijas. Piemēram, dokumentu atlasei digitalizācijai; dokumentu sagatavošanai digitalizācijai; dokumentu loģistikai digitalizācijai un pēc digitalizācijas; digitalizācijas kvalitātes prasībām un kvalitātes kontroles pārbaudei; aprakstu precizēšanai un papildināšanai, meklēšanas nodrošināšanai; obligātos un papildu metadatus, to aizpildīšanas un pievienošanas kārtību.
Projekta veiksmīgai realizācijai jāiesaista piemērots personāls, proti, darbinieki ar atbilstošām zināšanām un iemaņām. Nepieciešamības gadījumā jāizstrādā apmācības plāns, lai sniegtu personālam visas projekta realizēšanai nepieciešamās papildprasmes. Precīzi jādefinē katra projekta iesaistītā darbinieka darba uzdevumi un atbildība.
Jāpārliecinās, vai projekta izstrādē pieprasītie finanšu resursi un cilvēkresursi ir pietiekami, vai iespējams iekļauties noteiktajos laika grafikos, vai nav jāveic izmaiņas un precizējumi projekta darbībās.
Apsver pilotprojektu vai tehnisko izmēģinājumu nepieciešamību, lai pirms projekta uzsākšanas varētu pārliecināties, vai darbus iespējams veikt noteiktajos termiņos un kvalitātē un vai visu paredzamo problēmu risinājumi iekļaujas plānotajā darbu plūsmā. Pārbauda digitālo attēlu tveršanas un apstrādes programmatūru licenču esamību un derīguma termiņu. Pirms masveida digitalizācijas uzsākšanas veic testa digitalizāciju, pārbaudot visus tās posmus un procedūras, līdz pat digitālo objektu pieņemšanai glabāšanā un atbilstībai metadatiem.
Ja digitalizācijas projektu laikā tiek izmantoti ārpakalpojumi, tad tiek izstrādāti sadarbības līgumi, kuros nosaka detalizētas sadarbības procedūras (darba organizācija, telpas, tehnoloģijas, digitalizējamo objektu loģistika, digitālo objektu tehniskie standarti, metadatu struktūras, digitālie nesēji, kvalitātes kontroles procedūras un plāni, juridiskie pavaddokumenti).

3.digitalizācijas posms - Digitalizācija

Atbilstoši loģistikas plānam un standartiem veic digitalizējamo objektu (materiālu un dokumentu) transportēšanu uz digitalizācijas vietu un telpām.
Veicot digitalizāciju, stingri ievēro visas izstrādātās instrukcijas par digitalizējamo objektu aizsardzību pārvietošanas un digitalizācijas procesā, maksimāli samazina iespējamo digitalizācijas negatīvo ietekmi uz oriģināliem. Ja nepieciešams, digitalizācijas aparatūru (piemēram, digitālo fotokameru) nogādā uz oriģināla atrašanās vietu, nevis transportē pašu oriģinālu uz kopiju izgatavošanas vietu.
Izmantojot digitalizācijas tehniku, digitalizācijas speciālisti veic digitalizācijas fiziskos darbus (skenē, fotogrāfē, atskaņo, ieraksta, izveido digitālos objektus u.tml.).
Veicot digitalizējamo objektu digitalizāciju, atbilstoši definētajiem digitālo objektu tehniskajiem standartiem izgatavo digitālos objektus (arhīvdatnes, lietotājdatnes un metadatus).
Veic digitālo objektu pirmreizējos kvalitātes kontroles pasākumus: atkarībā no projekta mērķa projekta darba procedūrās ietver arī kvalitātes kontroles procedūras. Kvalitātes nodrošināšana un kontrole ietver procesus, kas paredzēti pareizai un pienācīgai digitalizācijas un metadatu veidošanas garantēšanai. Lielākiem digitalizācijas projektiem datņu un metadatu pārbaudei var būt lietderīgi izvēlēties statistiski piemērotas izlases pārbaudes metodes. Parasti kvalitātes kontroli veic divos posmos. Vispirms digitalizācijas tehniķis veic kvalitātes pārbaudi digitālā objekta veidošanas laikā. Pēc tam cita persona veic vēl vienu pārbaudi. Kvalitātes kontroli veic un dokumentē visos digitalizācijas projekta posmos.
Digitālie objekti tiek saglabāti uz pagaidu datu nesējiem, lai tos nogādātu uz ilglaicīgas glabāšanas IKT sistēmām.

4.digitalizācijas posms - Pēcdigitalizācija

Pēc nepieciešamības no arhīvdatnēm tiek izveidotas atvasinātās arhīvdatnes (digitālās kopijas), kuras ar grafiskās apstrādes programmatūrām tiek tehniski uzlabotas (attēlu, skaņas un tekstu kvalitāte).
Pēc digitalizācijas posmā veic visu metadatu papildināšanu ar ziņām par jaunajām ilglaicīgas glabāšanas un izmantošanas kopijām un to glabāšanās vietu.
Veic digitālo objektu uzskaiti un sagatavošanu glabāšanai un izmantošanai. Digitālās kopijas aizsargā pret kopiju rediģēšanu un nesankcionētu lejupielādi. Lietotājdatnēm to aizsardzībai var tikt izmantotas ūdenszīmes (ja projekta ietvaros tādas ir nepieciešamas un puses ir vienojušās par ūdenszīmju formātiem).
Notiek digitālo objektu saglabāšana. Izveidotie digitālie objekti (arhīvdatnes, lietotājdatnes, metadatu datnes) tiek fiziski nodoti un pieņemti digitālos arhīvos un turpmāk glabāti tāpat kā elektroniskie dokumenti. Digitālajiem objektiem tiek veikta uzskaite, atzīmes reģistros, datu bāzēs.
Digitālajiem objektiem jānodrošina automatizēta kopēšana no digitalizācijas iekārtām vai pagaidu datu nesējiem uz ilglaicīgas glabāšanas IKT sistēmām (datu centri, digitālo objektu pārvaldības un arhivēšanas sistēmas). Digitālo objektu lietotājdatnes tiek kopētas uz ilglaicīgas saglabāšanas un izplatīšanas IKT sistēmām.
Atsevišķie projekta posmi tiek slēgti. Ja projekta laikā bija ārpakalpojumi, tad tiek noformēti pieņemšanas-nodošanas akti, tiek veikta kvalitātes kontrole un norēķini.

Digitalizācijas projektu vadītāju lēmumu kontrolsaraksts:

Vai digitalizācijas projektam ir Pasūtītājs, Izpildītājs un Projekta vadītājs?
Vai digitalizācijas projektam ir izveidoti digitalizējamo objektu saraksti (apjomi, formāti, glabāšanas vietas)?
Vai digitalizējamos objektus var digitalizēt ārpus glabāšanas vietas (autortiesības, fiziskā kvalitāte u.c. ierobežojoši faktori)?
Vai digitalizācijas projektam ir definēts budžets, finansējuma avoti un plūsma, termiņi?
Vai digitalizācijas projektam ir definēta nepieciešamā tehnika un tehnoloģijas, darba vietu aprīkojums un darba vietu skaits?
Kuri speciālisti tiks iesaistīti projektā no institūciju puses? Vai ir definētās šo speciālistu, lomas, prasmes, slodzes, motivācija?
Vai iekārtas tiks pirktas vai nomātas, vai arī tās nodrošinās digitalizācijas ārpakalpojumu sniedzēji?
Vai ir apzinātas digitalizācijai izmantojamās telpas, izvērtēta to atbilstība digitalizācijas tehniskajiem kritērijiem?
Vai digitalizācijas projektam ir apzināti potenciālie ārpakalpojumu sniedzēji?
Vai pirms digitalizācijas ir nepieciešama demo piemēru (kvalitātes etaloni) izveide?
Vai digitālajiem objektiem ir definēti tehniskie parametri, prasības, sagaidāmais rezultāts?
Vai ir skaidra metadatu struktūra, kura tiks izmantota konkrētiem digitālajiem objektiem?
Vai iesaistītām pusēm ir skaidri projekta plānošanas uzdevumi?
Vai iesaistītām pusēm ir skaidri projekta realizācijas darbu posmi?
Vai iesaistītām pusēm ir skaidrs, kā rīkoties nestandarta situācijās?
Vai digitalizācijas darbiem un materiāliem tiek nodrošināta garantija?
Vai ir definēta digitalizācijas loģistika (digitalizācijas adreses, transportēšana, juridiskā pavaddokumentācija)?
Vai īpaši vērtīgie, unikālie digitalizējamie objekti tiks apdrošināti?
Vai pusēm ir skaidri digitālo objektu un metadatu kopēšanas principi uz institūciju IKT sistēmām?
Vai institūcijām ir nepieciešami papildu IKT resursi (datņu apstrādes un ilglaicīgas saglabāšanas programmatūras)?
Vai iesaistītām pusēm ir skaidri digitālo objektu kvalitātes vērtēšanas kritēriji?
Vai institūcijām ir skaidri digitālo objektu pagaidu un ilglaicīgas saglabāšanas principi un resursi?
Vai institūcijām ir skaidri digitālo objektu izmantošanas un publiskās izplatīšanas nosacījumi un principi?
Vai digitālajiem objektiem ir definēts autortiesību statuss?
Vai digitalizācijas projekts ir saskaņā ar nozares regulējumu, citiem institūciju normatīvajiem dokumentiem?

Digitalizācijas projektā darbus var organizēt dažādos veidos:

a) institūcijas veic pašu spēkiem,
b) ārpakalpojumu piesaiste,
c) ārpakalpojumu piesaiste, bet daļa digitalizējamo objektu tiek digitalizēti Pasūtītāju telpās (piemēram, īpaši retos un vērtīgos materiālus) vai arī miksējot šīs darbu izpildījuma alternatīvas.

Neatkarīgi no izvēlētā digitalizācijas darbu veida, atbilstoši konkrētam digitalizācijas projektam ir jāspēj saplānot digitalizācijai nepieciešamos resursus (iekārtas, speciālisti, darba organizācijas maiņas, telpas un kopējais termiņš). Svarīgi ir pieņemt lēmumu par projektam nepieciešamo optimālo darba vietu skaitu un tehnoloģiski pareizu to izvietojumu.