Institūciju darba organizācija

Aktualizēts 22.05.2026 — skatīt izmaiņu vēsturi

⚠️ Šī lapa joprojām ir izstrādes stadijā.

Digitalizācijas darba organizācija un procesa posmi

Kultūras mantojuma institūcijas (KMI) digitalizāciju veic divos veidos: institūcijas pamatdarbības ietvaros (atbilstoši ikgadējam budžetam un resursiem) vai projekta formā (mērķtiecīgi definēti kopprojekti, ES struktūrfondu programmas u.c.).

Lai kāpinātu kvantitatīvos un kvalitatīvos rādītājus, darbu ieteicams organizēt pēc projektu vadības principiem, skaidri definējot mērķus, vadītāju, atbildības, budžetu un laika plānu.

Kritiska veiksmes faktora definīcija

Digitalizācijas procesa pamatā ir kultūras mantojuma objekta (KMO) pamata un aprakstošo datu (metadatu) pietiekamība un ticamība. Digitāls attēls bez identificējoša un strukturēta metadatu apraksta zaudē savu zinātnisko un kulturālo vērtību. No šī izriet strukturēts digitalizācijas procesa iedalījums piecos secīgos posmos.

“Nulles” posms: Priekšdigitalizācija (Datu uzkrāšana un juridiskais izvērtējums)

Posma galvenais uzdevums ir objekta primārā reģistrācija krājuma uzskaites sistēmā un tiesiskā statusa noskaidrošana pirms jebkādu tehnisko darbu uzsākšanas.

1. Autortiesību izvērtējums

Tiesisko ietvaru Latvijā nosaka Autortiesību likums. Pirms darba uzsākšanas jāveic šāda analīze:

Aizsardzības statuss: Vai objekts ir autortiesību vai blakus tiesību subjekts (oriģināls intelektuālā darba rezultāts)? Ja nē, tas atrodas publiskajā īpašumā un ir brīvi digitalizējams.
Termiņš: Autortiesības ir spēkā visu autora dzīves laiku un 70 gadus pēc autora nāves (skaitot no nāves gada beigām).
Arhīvu, muzeju un bibliotēku izņēmums: Likums ļauj šīm institūcijām bez autora atļaujas (un bez komerciāla nolūka) reproducēt krājumā esous darbus saglabāšanas (konservācijas) mērķiem, ja kopiju nav iespējams iegūt citā pieņemamā veidā.
Pieejamības ierobežojumi (izņēmums pētniecībai): Šādi digitalizētos darbus drīkst padarīt pieejamus tikai pašas institūcijas telpās uz īpaši ierīkotiem datoriem autorizētām personām zinātniskās pētniecības vai pašizglītības nolūkos. Jebkādai citai publiskošanai internetā vai izstādēs ir obligāti jāiegūst autora atļauja (licence).
Digitāli dzimuši objekti (Born-digital): To pievienošanai krājumam primāri nepieciešama autora atļauja. Izņēmums ir Latvijas Nacionālā bibliotēka, kas tiesības vākt un arhivēt tiešsaistes saturu (tostarp sociālo mediju ierakstus) realizē uz Obligāto eksemplāru likuma pamata (tikai saglabāšanas un pētniecības mērķiem).

2. Personas datu aizsardzība

Identifikators + Informācija = Personas dati

Fizisko personu datu apstrādi nosaka ES Vispārīgā datu aizsardzības regula (GDPR / VVDAR) un Fizisko personu datu apstrādes likums:

Datu subjekts: Regula aizsargā tikai dzīvas fiziskas personas. Tā neattiecas uz juridiskām personām un mirušiem cilvēkiem (izņemot gadījumus, kad specifiskus ierobežojumus nosaka Arhīvu likums attiecībā uz sensitīvu informāciju par personas privāto dzīvi).
Tiesiskais pamats: KMI, veicot personas datu apstrādi (digitalizāciju un saglabāšanu), visbiežāk atsaucas uz uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs (kultūras mantojuma saglabāšana), kam jābūt nostiprinātam institūcijas nolikumā vai nozares likumos.
Īpašu kategoriju datus (rase, etniskā piederība, politiskie uzskati, reliģiskā pārliecība, veselības un seksuālās dzīves dati) un datus par sodāmību apstrādāt ir aizliegts, izņemot gadījumus, kad saņemta nepārprotama personas piekrišana, persona datus pati apzināti publiskojusi, vai apstrāde ir kritiski nepieciešama arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs. Šis pamats atļauj saglabāšanu, bet ne automātisku publiskošanu internetā.

Tehnoloģiskā procesa posmi

1. posms: Plānošana

Apjoma un sfēras definēšana: Nosaka loģiskās objektu grupas, izmērus, nesējus, fizisko apjomu un mērķauditoriju.
Resursu un kompetenču izpēte: Izvērtē esošās infrastruktūras un personāla kapacitāti. Nosaka nepieciešamību pēc papildu apmācībām vai aparatūras (skeneri, kameras, kvalitātes kontroles programmatūra).
Finanšu plānošana TCO (Total Cost of Ownership) ietvaros: Aprēķina ne tikai digitalizācijas tiešās izmaksas, bet arī izdevumus radīto datņu uzturēšanai un piekļuves nodrošināšanai vismaz 5 gadu periodam pēc projekta beigām.
Partnerības un risku pārvaldība: Definē partneru lomas (ja tas ir kopprojekts), identificē tehniskos un juridiskos riskus, sagatavo alternatīvos scenārijus un saskaņo resursu rezervāciju ilglaicīgas saglabāšanas datu centros.

2. posms: Sagatavošana

Fiziskā atlase un loģistika: Izveido precīzus digitalizējamo objektu sarakstus. Lai izvairītos no dīkstāvēm masveida projektos, izstrādā nedēļas plūsmas loģistikas shēmu.
Konservācijas novērtējums: Saglabāšanas speciālisti novērtē objektu stāvokli, veic pirms-digitalizācijas restaurāciju/tīrīšanu un sagatavo aizsarglīdzekļus (piemēram, poliestera kabatas).
Metadatu sagatavošana un eksports: Pārbauda un sakārto esošos aprakstus sistēmās, maksimāli izvairoties no datu atkārtotas manuālas ievades.
Tehniskā kalibrēšana un darba vide: Uzstāda un kalibrē aparatūru (mērķis: atbilstība kvalitātes etaloniem), nodrošina kontrolētu telpas apgaismojumu un mikroklimatu.
Pilotprojekts: Pirms masveida procesa sākšanas veic pilna cikla testa digitalizāciju un pārbauda programmatūras licenču derīgumu.
Juridiskais ietvars darbu izpildei: Slēdz sadarbības līgumus vai ārpakalpojumu līgumus (SLA), skaidri atrunājot datņu tehniskos parametrus, nosaukumu došanas konvencijas (naming conventions) un datu nodošanas kārtību.

3. posms: Digitalizācija

Fiziskais darbs: Skenēšana, fotografēšana vai audio/video signāla tveršana un konvertēšana digitālā formā, stingri ievērojot saudzēšanas instrukcijas un minimizējot gaismas/karstuma ietekmi uz oriģinālu.
Datņu ģenerēšana: Vienlaicīga arhīvdatņu (meistarkopiju), lietotājdatņu un tehnisko/strukturālo metadatu izveide.
Pirmreizējā kvalitātes kontrole (QA/QC):
- 1. līmenis: Veic pats digitalizācijas tehniķis darba procesā.
- 2. līmenis: Neatkarīga veiktā darba pārbaude (lielos apjomos izmanto statistiski pamatotu izlases metodi).
Pagaidu uzglabāšana: Datu ierakstīšana starpnieknesējos vai lokālajos masīvos pirms pārsūtīšanas.

4. posms: Pēcdigitalizācija un arhivēšana

Tehniskā uzlabošana un atvasināšana: No meistarkopijām veido atvasinātās kopijas, kurām veic digitālo pēcapstrādi (piemēram, attēlu izlīdzināšana, apgriešana, krāsu korekcija, audio trokšņu slāpēšana, tekstu OCR apstrāde).
Metadatu pabeigšana: Papildina uzskaites datus ar ziņām par radīto datņu glabāšanas vietu, formātiem un piekļuves tiesībām.
Datu aizsardzība un tiesību pārvaldība: Piekļuves kopņu nodrošināšana pret nesankcionētu lejupielādi vai rediģēšanu (nepieciešamības gadījumā – ūdenszīmju integrācija).
Ilglaicīga saglabāšana (Ingest): Automatizēta datu un metadatu migrācija no pagaidu iekārtām uz drošu ilglaicīgas saglabāšanas IKT infrastruktūru (digitālo arhīvu).
Projekta noslēgums: Paraksta pieņemšanas-nodošanas aktus ar ārpakalpojumu sniedzējiem, veic gala norēķinus un slēdz projekta posmus.

Projekta vadītāja lēmumu kontrolsaraksts

Pirms masveida digitalizācijas uzsākšanas projekta vadītājam jāgūst apstiprinājums par šādiem punktiem:

Joma	Kontroles jautājums
Pārvaldība un resursi	Vai projektam ir skaidri definēts Pasūtītājs, Izpildītājs un Projekta vadītājs?
	Kuri KMI speciālisti tiks iesaistīti, kādas ir viņu lomas, slodzes un prasmes?
	Vai ir definēts budžets, finansējuma plūsma un stingri izpildes termiņi?
Satura loģistika	Vai ir izveidoti pilni digitalizējamo objektu saraksti (apjomi, nesēji, fiziskais stāvoklis)?
	Vai objektus drīkst transportēt ārpus krātuves telpām (ņemot vērā fizisko trauslumu un vērtību)?
	Vai ir skaidra loģistikas un juridisko pavaddokumentu plūsma?
	Vai unikālie un īpaši vērtīgie objekti tiks apdrošināti?
Tehnoloģijas un vide	Vai ir definēti precīzi datņu tehniskie parametri (izšķirtspēja, krāsu telpa, formāti)?
	Vai izvēlētās darba telpas atbilst apgaismojuma un mikroklimata tehniskajiem kritērijiem?
	Vai ir pieņemts pamatots lēmums par iekārtu iegādi, nomu vai pilna ārpakalpojuma piesaisti?
	Vai ir skaidra un saskaņota metadatu (XML, METS/ALTO u.c.) struktūra?
Kvalitāte un juridiskie jautājumi	Vai katram objektam ir juridiski definēts autortiesību un personas datu statuss?
	Vai ir izstrādāti skaidri kvalitātes vērtēšanas kritēriji un sagatavoti demo etaloni?
	Vai digitalizācijas darbiem un materiāliem (ārpakalpojuma gadījumā) tiek nodrošināta garantija?
Infrastruktūra un IT	Vai institūcijai ir pietiekami IKT resursi datņu ilglaicīgai saglabāšanai un apstrādei?
	Vai ir skaidri definēti datu automatizētas kopēšanas principi uz institūcijas pamata serveriem?
	Vai ir skaidri definēti publiskās izplatīšanas un piekļuves nosacījumi portālos?

Darba organizācijas modeļi

Atkarībā no institūcijas stratēģijas un infrastruktūras, darbu izpildi organizē vienā no šiem modeļiem vai to kombinācijā (hibrīdmodelis):

Īstenošana pašu spēkiem: Visa tehnoloģiskā ķēde (no atlases līdz arhivēšanai) notiek KMI iekšienē, izmantojot savu personālu un tehniku. Nodrošina maksimālu kontroli un drošību, bet prasa augstas sākotnējās investīcijas.
Pilns ārpakalpojums (Outsourcing): Materiāli tiek nodoti specializētam uzņēmumam, kas veic digitalizāciju savās telpās. Modelis ir ekonomiski izdevīgs masveida apjomiem, taču saistīts ar transportēšanas riskiem.
Ārpakalpojums pasūtītāja telpās (In-house outsourcing): Ārpakalpojuma sniedzējs uzstāda savu tehniku un nodrošina operatorus KMI telpās. Šis ir optimāls modelis unikālu, augstvērtīgu vai trauslu kolekciju apstrādei, kuras aizliegts izvest no institūcijas.

Neatkarīgi no izvēlētā modeļa, svarīgākais solis ir precīza darba vietu skaita un tehnoloģiskā izvietojuma plānošana, lai nodrošinātu nepārtrauktu darba plūsmu (workflow) noteiktajā laika grafikā.

Skatīt arī