Ārpakalpojumu organizēšana attēlu digitalizācijā

Ja Latvijas kultūras mantojuma institūcijas rīcībā nav atbilstošu modernu digitalizācijas iekārtu (piemēram, lielformāta bezkontakta skeneri) un kvalificētu speciālistu, digitalizācijas procesu organizē kā ārpakalpojumu. To veic, rīkojot publiskos iepirkumus (atklātus konkursus vai sarunu procedūras) saskaņā ar "Publisko iepirkumu likumu" un piesaistot profesionālus pakalpojumu sniedzējus.

Stratēģiskā plānošana un darbu nodalīšana

Uzsākot projektu, Pasūtītājam un Izpildītājam precīzi jādefinē funkciju sadalījums visos trīs galvenajos posmos: sagatavošana, digitalizācija un pēcapstrāde.

Digitalizācijas veids	Tehnoloģija un process	Personāla kompetence	Laika ietilpība un izmaksas
Automatizētā digitalizācija	Masveida skenēšana vai fotofiksācija uz reprostata, izmantojot standarta profilus un automatizētu darba plūsmu.	Tehniskie operatori, digitalizācijas speciālisti.	Zema / Vidēja Augsts izpildes temps, fiksētas izmaksas par vienību.
Digitalizācija ar digitālo restaurāciju	Individuāla attēlu pēcapstrāde ar mērķi manuāli novērst laika zobu, bojājumus un maksimāli atjaunotu oriģināla sākotnējo vizuālo izskatu.	Digitālie restauratori, pieredzējuši attēlu apstrādes eksperti.	Augsta Liels laika patēriņš uz vienu vienību, augstākas izmaksas.

Svarīgs princips: Tehniskajā specifikācijā ir strikti jānodala automatizēta masveida digitalizācija no digitālās restaurācijas, jo tām ir atšķirīgas tehnoloģijas, personāla kompetences un laika patēriņš.

Projekta specifika un riska faktori

Pirms iepirkuma izsludināšanas ir kritiski jāizvērtē divi galvenie faktori: loģistika un drošība.

Loģistika un lokācija

Transportēšanas riski: Trausli, unikāli vai liela izmēra objekti transportēšanas laikā var tkt neatgriezeniski bojāti vai iznīcināti. Ja objekti glabājas dažādās institūcijās, pirms darbu uzsākšanas detalizēti jāatrunā loģistikas grafiks, vietas un pavaddokumentācija (pieņemšanas-nodošanas akti).
Digitalizācija uz vietas (On-site): Atsevišķos gadījumos oriģinālus juridiski vai fiziski nevar izdot ārpus institūcijas. Tas nozīmē, kā ārpakalpojuma Izpildītājam sava tehnika un speciālisti uz laiku jānodrošina Pasūtītāja telpās.
Infrastruktūras sagatavošana: Plānojot darbu uz vietas, Pasūtītājam jānodrošina atbilstošas telpas un infrastruktūra (elektrotīkla jauda, klimata kontrole, logu aptumšošana fotofiksācijai). Pusēm līgumā jāvienojas par telpu uzturēšanas izmaksu segšanu.

Drošība un tiesiskais ietvars

Fiziskā drošība: Ārpakalpojuma ietvaros precīzi jādefinē drošības garantijas pret oriģinālu zādzību vai sabojāšanu. Sevišķi vērtīgi un unikāli objekti ir obligāti jāapdrošina (arī tad, ja to tieši nepieprasa normatīvie akti).
Digitālā drošība un autortiesības: Jādefinē digitālo kopiju aizsardzība un intelektuālā īpašuma tiesības. Jānodrošina stingra autortiesību un blakustiesību ievērošana, kā arī personas datu aizsardzība (GDPR), ja tiek digitalizēti jaunāko laiku arhīva materiāli.

Pretendentu kvalifikācijas un vērtēšanas kritēriji

Sagatavojot iepirkuma dokumentāciju, sākumā skaidri jādefinē iepirkuma sfēra: vai tiek iepirkts tīrs digitalizācijas pakalpojums vai digitālie objekti kā galaprodukts (tostarp datu nesēji vai mākoņpakalpojumu konfigurācija).

Kvalifikācijas prasības pretendentiem

Lai nodrošinātu kvalitatīvu un stabilu izpildi, nolikumā iekļauj šādas prasības:

Finansiālā stabilitāte: Finanšu apgrozījums pēdējos gados un likviditātes rādītāji ir samērīgi un līmenī, kas līdzinās plānotajai digitalizācijas līguma summai.
Tehniskā pieredze: Pieredze līdzīga formāta un apjoma materiālu digitalizācijā pēdējo 3 (trīs) gadu laikā.
Atbilstoša komanda: Prasība pēc specifiskām lomām (projektu vadītājs, digitalizācijas operators, kvalitātes kontrolieris), kuru kompetence detalizēti aprakstīta sadaļā "Speciālisti un lomas".

Piedāvājumu vērtēšanas kritēriji

Ieteicams izmantot saimnieciski visizdevīgākā piedāvājuma kritērijus, kur cena nav vienīgais izšķirošais faktors:

Finanšu piedāvājums (Cena): Izmaksas par vienu vienību (EUR par lapaspusi, kadru, failu vai minūti). Kopējais svars vērtējumā: 50%–70%.
Tehniskā un pakalpojuma kvalitāte: Kopējais svars vērtējumā: 30%–50%.

Pasūtītājs var definēt šādus tehnisko piedāvājumu kvalitātes vērtēšanas kritērijus:

Digitalizācijas pakalpojumu sniegšanas procesa apraksts un darba soļu diagrammas.
Tehnisko resursu (iekārtu, ražotāja atbalsta) uzskaitījums un personāla slodzes aprēķini.
Kvalitātes kontroles (QA) nodrošināšanas plāns un izmaiņu/korekciju veikšanas principi.
Komunikācijas un risku vadības plāns (tostarp datu aizsardzības politika).
Demo objektu izveide: Ieteicams vērtēšanas kritērijos iekļaut demo digitālo objektu izveidi no Pasūtītāja kontrolparauga pirms uzvarētāja noteikšanas.

Zaļā iepirkuma aspekti

Kur attiecināms, iepirkuma kritērijos iekļauj zaļā iepirkuma prasības: energoefektīvu iekārtu izmantošana (piemēram, LED apgaismojums reprostatos), enerģijas taupīšanas pasākumi un ekonomisks materiālu (piemēram, papīra pavaddokumentu) patēriņš.

Būtiskie līguma nosacījumi

Līgumā ar izvēlēto Izpildītāju nepieciešams iekļaut šādas būtiskas sadaļas:

Līguma priekšmets: Atbilstība tehniskajai specifikācijai, fiksējot digitalizējamo un digitālo objektu apjomus un vienību cenas.
Digitalizācijas riski un pušu atbildība: Atbildības sadalījums par materiālu stāvokli un nepārvaramas varas apstākļiem.
Kvalitātes veicināšanas pasākumi: Pušu apliecinājumi un tehniskie procesi, kas nodrošina gala failu atbilstību standartiem.
Pieņemšana un nodošana pa daļām: Kārtība, kādā materiāli un digitālās kopijas tiek nodoti un pārbaudīti sūtījumos (pa partijām) pēc noteikta laika grafika.
Apmaksas kārtība: Norēķini piesaistīti sekmīgi pieņemto sūtījumu grafikam, nevis visam apjomam uzreiz.
Garantijas nosacījumi: Pēcdigitalizācijas perioda garantijas (piemēram, kļūdaini nosauktu failu vai bojātu metadata struktūru labošana) un zaudējumu atlīdzības kārtība.
Pakalpojumu sniegšanas vispārējie nosacījumi: Telpu nodrošinājums, objektu loģistika un izņēmumu vadības situācijas.
Personāls un lomas: Izpildītāja puses speciālistu saraksts un lomu sadalījums, aizliedzot galvenā personāla nomaiņu bez saskaņošanas.
Pasūtītāja tiesības un pienākumi: Tiesības jebkurā brīdī veikt procesa starpposmu kvalitātes auditu un pienākums savlaicīgi sagatavot materiālus.
Speciālie nosacījumi: Personas datu aizsardzība, informācijas nenodošana trešajām personām un autortiesību/īpašumtiesību pārejas nosacījumi uz digitālajām meistarkopijām.

Ārējās saites

ASV Nacionālo arhīvu (NARA) ieteikumi un vadlīnijas ārpakalpojumu sniedzējiem darbam ar kultūras mantojuma materiāliem

Skatīt arī