Pāriet uz saturu

Institūciju darba organizācija: Atšķirības starp versijām

Pievienot saites
No ''Latvijas Nacionālā bibliotēka''
VizuālaisVikiteksts
Azogla (diskusija | devums)
editor
167 edits
Jauna lapa: <big>''<span style="color:#d00000; font-weight:bold; font-size:120%;">Aktualizēts <u>{{REVISIONDAY2}}.{{REVISIONMONTH}}.{{REVISIONYEAR}}</u></span>'' — [{{fullurl:Institūciju darba organizācija|action=history}} skatīt izmaiņu vēsturi]''</big> <div style="border: 2px solid #d33; background-color: #fee; padding: 0.8em; border-radius: 6px;">'''⚠️ Šī lapa joprojām ir izstrādes stadijā.'''</div> '''Institūciju darba organizācija''' apkopo vadlīniju prasības un ie...
 
Azogla (diskusija | devums)
editor
167 edits
 
(6 starpversijas, ko mainījis tas pats dalībnieks, nav parādītas)
1. rindiņa: 1. rindiņa:
<big>''<span style="color:#d00000; font-weight:bold; font-size:120%;">Aktualizēts <u>{{REVISIONDAY2}}.{{REVISIONMONTH}}.{{REVISIONYEAR}}</u></span>'' — [{{fullurl:Institūciju darba organizācija|action=history}} skatīt izmaiņu vēsturi]''</big>
<big>''<span style="color:#d00000; font-weight:bold; font-size:120%;">Aktualizēts <u>{{REVISIONDAY2}}.{{REVISIONMONTH}}.{{REVISIONYEAR}}</u></span>'' — [{{fullurl:Institūciju darba organizācija|action=history}} skatīt izmaiņu vēsturi]''</big>
<div style="border: 2px solid #d33; background-color: #fee; padding: 0.8em; border-radius: 6px;">'''⚠️ Šī lapa joprojām ir izstrādes stadijā.'''</div>
<div style="border: 2px solid #d33; background-color: #fee; padding: 0.8em; border-radius: 6px;">'''⚠️ Šī lapa joprojām ir izstrādes stadijā.'''</div>
'''Institūciju darba organizācija''' apkopo vadlīniju prasības un ieteikumus attiecīgajā kultūras mantojuma digitalizācijas posmā.
== Digitalizācijas darba organizācija un procesa posmi ==
Kultūras mantojuma institūcijas digitalizāciju veic gan institūciju pamatdarbības ietvaros, atbilstoši pieejamam budžetam un resursiem, gan projektorientēti, realizējot tos vienā institūcijā vai sadarbojoties vairākām institūcijām. Lai kāpinātu digitalizācijas procesā sasniedzamos kvantitatīvos un kvalitatīvos rādītājus, digitalizācijas darbus ir ieteicams organizēt kā projektus (jādefinē projekta mērķi, projekta vadītājs, iesaistītās institūcijas, speciālisti, atbildības, budžets, laika plāns, projekta realizācija notiek pa posmiem, plānošana, realizācija, koordinācija, kontrole).
Vienlaicīgi nepieciešams akcentēt kritisko digitalizācijas veiksmes faktoru – kultūras mantojuma objekta pamata un aprakstošo datu ([[Metadati|metadatu]]) pietiekamība un ticamība, kā arī jau šobrīd pieejamo [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] metadatu un datņu pieejamība institūcijās. No šī izriet turpmāk aprakstītais digitalizācijas procesa iedalījums posmos:
* “Nulles” posms - Kultūras mantojuma objekta [[Metadati|metadatu]] uzkrāšana – ‘priekšdigitalizācijas’ posms,
* Digitalizācijas procesa posmi:
1. posms – Plānošana,
2. posms – Sagatavošana,
3. posms – Digitalizācija,
4. posms – Pēcdigitalizācija,
Šie posmi nebūtiski atšķiras atkarībā no digitalizācijas procesa organizatoriskās metodes, t.i. pamatdarbības vai projekta organizācija, un to izvērsts saturs ir parādīts attēlā::
Kā redzams, digitalizācijas procesā ievēro vispārējos darbu un projektu plānošanas un vadības principus un turpmāk tekstā ir aprakstītas katra procesa posma funkcijas un darbības.


=== Priekšdigitalizācijas posms – KMO datu uzkrāšana ===
Kultūras mantojuma institūcijas (KMI) digitalizāciju veic divos veidos: institūcijas '''pamatdarbības ietvaros''' (atbilstoši ikgadējam budžetam un resursiem) vai '''projekta formā''' (mērķtiecīgi definēti kopprojekti, ES struktūrfondu programmas u.c.).  
Kultūras mantojuma objektam nonākot institūcijas rīcībā, tai ir jāveic objekta datu reģistrēšana savu krājumu uzskaites sistēmā neatkarīgi no tā vai [[Kultūras mantojuma objekts|KMO]] turpmāk tiks veidota digitāla reprodukcija vai no tā tiks radīts jauns digitāls KMO, vai arī tas jau sākotnēji ir radīts digitāli.
Lai veiktu [[Kultūras mantojuma objekts|KMO]] datu uzkrāšanu, nodrošinot to atbilstību [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] izveides nolūkos un turpmāk nododod DOM bez papildus specifiskās datu sagatavošanas par objektu, ir jāievēro:
* [[Autortiesības]],
* [[Personas dati|Personas datu]] aizsardzība.


==== Autortiesības ====
Lai kāpinātu kvantitatīvos un kvalitatīvos rādītājus, darbu ieteicams organizēt pēc projektu vadības principiem, skaidri definējot mērķus, vadītāju, atbildības, budžetu un laika plānu.
Latvijā [[Autortiesības|autortiesības]] regulē [[Autortiesību likums]]. No autortiesību viedokļa vispirms ir svarīgi izlemt, vai potenciāli digitalizējamais un saglabājamais objekts ir ar autortiesībām vai blakus tiesībām aizsargāts objekts. Ar autortiesībām aizsargāts objekts ir darbs, ar ko parasti saprot jaunrades rezultātu. Ne viss, ko katrs cilvēks raksta vai rada ir autora darbs un automātiski aizsargājams. Lai iegūtu autortiesību aizsardzību, autortiesību objektam jābūt "oriģinālam tādā nozīmē, ka tas ir paša autora intelektuālais darbs". Tomēr aizsargāti ir gan pabeigti, gan nepabeigti darbi. Ja potenciāli digitalizējamais objekts neatbilst iepriekš minētajiem kritērijiem, tas nav aizsargājams ar autortiesībām un ir vispārēji pieejams jebkāda veida reproducēšanai vai publiskošanai, t. i., arī saglabāšanai.
[[Autortiesību likums]] nosaka, ka [[Autortiesības|autortiesības]] ir spēkā visu autora dzīves laiku un 70 gadus pēc autora nāves. Pēc šiem 70 gadiem autortiesības beidz aizsargāt darbu un to drīkst izmantot. Līdz ar to nākamais solis analīzē vai konkrētajā situācijā ir piemērojams autortiesību regulējums, pēc analīzes, vai konkrētais objekts ir autora darbs, ir jāskatās vai nav pagājis termiņš un tāpēc darbs ir brīvi izmantojams.
Autortiesību likuma 14. un 15. pantā ir noteiktas autoru tiesības. Pēc būtības ar autortiesībām aizsargātu darbu izmantot var tikai ar autora atļauju vai pamatojoties uz likumā noteiktiem izņēmumiem.
Attiecībā uz fizisku objektu digitalizēšanu ir spēkā šāds izņēmums - Ikvienai bibliotēkai, arhīvam vai muzejam atļauts bez tieša vai netieša komerciāla nolūka reproducēt to krājumā esošu darbu, lai to saglabātu, kā arī lai aizstātu attiecīgās vai citas bibliotēkas, arhīva vai muzeja krājumā esošu darbu, kas sabojāts vai kļuvis nelietojams, ar nosacījumu, ka nav iespējams kopiju iegūt citā pieņemamā veidā un reproducēšana tiek atkārtota atsevišķos un savstarpēji nesaistītos gadījumos. Reproducēt ciparu formātā atļauts tikai tādus darbus, kuri publicēti Latvijā un nav pieejami komerciālā apritē, ciktāl vienošanās ar autoru nenosaka citādi. Tas nozīmē, ka digitalizēt bibliotēkas, muzeja vai arhīva krājumā jau esošu darbu ar mērķi to saglabāt var un tam nav nepieciešama autora atļauja. Likums nosaka arī izņēmumu attiecībā uz šo darbu pieejamību zinātniskai pētniecībai vai pašizglītošanās mērķiem. Proti, bez autora atļaujas bibliotēkai, arhīvam vai muzejam atļauts bez tieša vai netieša komerciāla nolūka to krājumā esošos darbus, kā arī to digitālās kopijas, pēc pieprasījuma izmantošanai zinātniska pētījuma vai pašizglītības nolūkā padarīt pieejamus fiziskajām personām, kurām ir autorizēta pieeja attiecīgās bibliotēkas, arhīva vai muzeja telpās īpaši ierīkotiem datoriem.
Tomēr, ja digitalizēto objektu ir plānots izmantot arī citiem nolūkiem, piemēram, izvietot tā kopiju izstādē vai publiskot internetā, tad vairs nevar paļauties uz iepriekš aprakstīto izņēmumu. Tādā gadījumā ir jāiegūst autora atļauja šīm darbībām.
Izņēmuma tiesības, kad var reproducēt autora darbu bez viņa atļaujas, attiecas tikai uz muzeja, bibliotēkas, arhīva krājumā jau esošu darbu, bet šis izņēmuma pants neļauj pievienot digitāli radītu saturu krājumam, jo tā būtu kopijas izgatavošana no digitālā satura. Attiecībā uz jau objektiem, kas ir digitāli radīti, lai varētu to pievienot muzeja, bibliotēkas, arhīva krājumā, primāri ir nepieciešama autora atļauja. Vienīgi Latvijas Nacionālā bibliotēka, varētu pievienot savam krājumam digitāli radītu saturu, kurš aizsargāts ar autortiesībām, pamatojoties uz Obligāto eksemplāru likumu.
Tas nozīmē, ka tādus internetā brīvi pieejamus darbus, kurus ir publiskojuši paši autori Twitter, Facebook vai kādā citā sociālā medijā, Latvijas Nacionālajai bibliotēkai ir tiesības vākt un arhivēt, pievienot, bez autora atļaujas, pamatojot to ar Obligāto eksemplāru likumu. Diemžēl neko vairāk par savākšanu, arhivēšanu, oriģināla izmantošanu zinātniskās vai vēstures pētniecības nolūkos, likums bez autora atļaujas neļauj. Par visām pārējām darbībām ar darbu ir jāprasa autora atļauja. Turklāt, citas bibliotēkas un muzeji nevar atsaukties uz Obligāto eksemplāru likumu un, lai saglabātu internetā pieejamu autora darbu, ir nepieciešams prasīt autora atļauju.


==== Personas datu aizsardzība ====
=== Kritiska veiksmes faktora definīcija ===
Priekšdigitalizācijas posmā ir jāapsver arī fizisku personu datu aizsardzības jautājums un vai šādi dati ir atrodami digitalizējamajā kultūras mantojuma objektā. Fizisko personu datu apstrādi regulē galvenie divi dokumenti:
Digitalizācijas procesa pamatā ir kultūras mantojuma objekta (KMO) '''pamata un aprakstošo datu (metadatu) pietiekamība un ticamība'''. Digitāls attēls bez identificējoša un strukturēta metadatu apraksta zaudē savu zinātnisko un kulturālo vērtību. No šī izriet strukturēts digitalizācijas procesa iedalījums piecos secīgos posmos.
* Eiropas Parlamenta un Padomes regula 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz [[Personas dati|personas datu]] apstrādi un šādu datu brīvu apriti (turpmāk- Datu regula) un
 
* Fizisko personu datu apstrādes likums.
== “Nulles” posms: Priekšdigitalizācija (Datu uzkrāšana un juridiskais izvērtējums) ==
[[Personas dati]] ir jebkura informācija, kas attiecas uz identificējamu fizisku personu. Tas nozīmē, ka Datu regula aizsargā tikai dzīvu fizisku personu un tā neattiecas uz juridisku personu datiem. Mirušu personu dati arī netiek aizsargāti. Šeit gan ir jāņem vērā, ja ir piemērojams Arhīvu likums, tad tajā ir noteikts, ka pieejamība tiek ierobežota uz noteiktu laiku tiem dokumentiem, kuri satur īpašu kategoriju personas datus vai citu informāciju par personas privāto dzīvi.
 
Identificējama fiziska persona ir tāda, kuru var tieši vai netieši identificēt, piemēram, ar minētās personas vārda, uzvārda, personas koda, telefona numura, vecuma, adreses vai kādu citu raksturlielumu palīdzību. Savukārt, informācija par šo personu var būt gan objektīva, gan subjektīva. Lai informāciju uzskatītu par personas datiem, tai nav obligāti jābūt patiesai un pierādītai. Tātad [[Personas dati|personas dati]] ir tad, ja ir kaut kāda informācija par personu un kāds identifikators, kurš ļauj konkrēto personu atpazīt. Ja iztrūkst vai nu identifikators, vai informācija, tad tie nav personas dati, kuri ir aizsargājami.
Posma galvenais uzdevums ir objekta primārā reģistrācija krājuma uzskaites sistēmā un tiesiskā statusa noskaidrošana pirms jebkādu tehnisko darbu uzsākšanas.
 
=== 1. Autortiesību izvērtējums ===
Tiesisko ietvaru Latvijā nosaka [[Autortiesību likums|''Autortiesību likums'']]. Pirms darba uzsākšanas jāveic šāda analīze:
* '''Aizsardzības statuss:''' Vai objekts ir autortiesību vai blakus tiesību subjekts (oriģināls intelektuālā darba rezultāts)? Ja nē, tas atrodas publiskajā īpašumā un ir brīvi digitalizējams.
* '''Termiņš:''' Autortiesības ir spēkā visu autora dzīves laiku un '''70 gadus pēc autora nāves''' (skaitot no nāves gada beigām).
* '''Arhīvu, muzeju un bibliotēku izņēmums:''' Likums ļauj šīm institūcijām bez autora atļaujas (un bez komerciāla nolūka) reproducēt krājumā esous darbus '''saglabāšanas (konservācijas) mērķiem''', ja kopiju nav iespējams iegūt citā pieņemamā veidā.  
* '''Pieejamības ierobežojumi (izņēmums pētniecībai):''' Šādi digitalizētos darbus drīkst padarīt pieejamus tikai pašas institūcijas telpās uz īpaši ierīkotiem datoriem autorizētām personām zinātniskās pētniecības vai pašizglītības nolūkos. Jebkādai citai publiskošanai internetā vai izstādēs '''ir obligāti jāiegūst autora atļauja (licence)'''.
* '''Digitāli dzimuši objekti (''Born-digital''):''' To pievienošanai krājumam primāri nepieciešama autora atļauja. Izņēmums ir Latvijas Nacionālā bibliotēka, kas tiesības vākt un arhivēt tiešsaistes saturu (tostarp sociālo mediju ierakstus) realizē uz ''Obligāto eksemplāru likuma'' pamata (tikai saglabāšanas un pētniecības mērķiem).
 
=== 2. Personas datu aizsardzība ===
 
''Identifikators'' + ''Informācija'' = ''Personas dati''
 
Fizisko personu datu apstrādi nosaka ES Vispārīgā datu aizsardzības regula (GDPR / VVDAR) un ''Fizisko personu datu apstrādes likums'':
* '''Datu subjekts:''' Regula aizsargā tikai '''dzīvas fiziskas personas'''. Tā neattiecas uz juridiskām personām un mirušiem cilvēkiem (izņemot gadījumus, kad specifiskus ierobežojumus nosaka ''Arhīvu likums'' attiecībā uz sensitīvu informāciju par personas privāto dzīvi).
* '''Tiesiskais pamats:''' KMI, veicot personas datu apstrādi (digitalizāciju un saglabāšanu), visbiežāk atsaucas uz '''uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs''' (kultūras mantojuma saglabāšana), kam jābūt nostiprinātam institūcijas nolikumā vai nozares likumos.
* '''Īpašu kategoriju datus''' (rase, etniskā piederība, politiskie uzskati, reliģiskā pārliecība, veselības un seksuālās dzīves dati) un datus par sodāmību apstrādāt ir aizliegts, izņemot gadījumus, kad saņemta nepārprotama personas piekrišana, persona datus pati apzināti publiskojusi, vai apstrāde ir kritiski '''nepieciešama arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs'''. Šis pamats atļauj saglabāšanu, bet ne automātisku publiskošanu internetā.
 
== Tehnoloģiskā procesa posmi ==
 
=== 1. posms: Plānošana ===
* '''Apjoma un sfēras definēšana:''' Nosaka loģiskās objektu grupas, izmērus, nesējus, fizisko apjomu un mērķauditoriju.
* '''Resursu un kompetenču izpēte:''' Izvērtē esošās infrastruktūras un personāla kapacitāti. Nosaka nepieciešamību pēc papildu apmācībām vai aparatūras (skeneri, kameras, kvalitātes kontroles programmatūra).
* '''Finanšu plānošana TCO (''Total Cost of Ownership'') ietvaros:''' Aprēķina ne tikai digitalizācijas tiešās izmaksas, bet arī izdevumus radīto datņu uzturēšanai un piekļuves nodrošināšanai '''vismaz 5 gadu periodam''' pēc projekta beigām.
* '''Partnerības un risku pārvaldība:''' Definē partneru lomas (ja tas ir kopprojekts), identificē tehniskos un juridiskos riskus, sagatavo alternatīvos scenārijus un saskaņo resursu rezervāciju ilglaicīgas saglabāšanas datu centros.
 
=== 2. posms: Sagatavošana ===
* '''Fiziskā atlase un loģistika:''' Izveido precīzus digitalizējamo objektu sarakstus. Lai izvairītos no dīkstāvēm masveida projektos, izstrādā nedēļas plūsmas loģistikas shēmu.
* '''Konservācijas novērtējums:''' Saglabāšanas speciālisti novērtē objektu stāvokli, veic pirms-digitalizācijas restaurāciju/tīrīšanu un sagatavo aizsarglīdzekļus (piemēram, poliestera kabatas).
* '''Metadatu sagatavošana un eksports:''' Pārbauda un sakārto esošos aprakstus sistēmās, maksimāli izvairoties no datu atkārtotas manuālas ievades.
* '''Tehniskā kalibrēšana un darba vide:''' Uzstāda un kalibrē aparatūru (mērķis: atbilstība kvalitātes etaloniem), nodrošina kontrolētu telpas apgaismojumu un mikroklimatu.
* '''Pilotprojekts:''' Pirms masveida procesa sākšanas veic pilna cikla testa digitalizāciju un pārbauda programmatūras licenču derīgumu.
* '''Juridiskais ietvars darbu izpildei:''' Slēdz sadarbības līgumus vai ārpakalpojumu līgumus (SLA), skaidri atrunājot datņu tehniskos parametrus, nosaukumu došanas konvencijas (''naming conventions'') un datu nodošanas kārtību.
 
=== 3. posms: Digitalizācija ===
* '''Fiziskais darbs:''' Skenēšana, fotografēšana vai audio/video signāla tveršana un konvertēšana digitālā formā, stingri ievērojot saudzēšanas instrukcijas un minimizējot gaismas/karstuma ietekmi uz oriģinālu.
* '''Datņu ģenerēšana:''' Vienlaicīga arhīvdatņu (meistarkopiju), lietotājdatņu un tehnisko/strukturālo metadatu izveide.
* '''Pirmreizējā kvalitātes kontrole (QA/QC):'''
** 1. līmenis: Veic pats digitalizācijas tehniķis darba procesā.
** 2. līmenis: Neatkarīga veiktā darba pārbaude (lielos apjomos izmanto statistiski pamatotu izlases metodi).
* '''Pagaidu uzglabāšana:''' Datu ierakstīšana starpnieknesējos vai lokālajos masīvos pirms pārsūtīšanas.
 
=== 4. posms: Pēcdigitalizācija un arhivēšana ===
* '''Tehniskā uzlabošana un atvasināšana:''' No meistarkopijām veido atvasinātās kopijas, kurām veic digitālo pēcapstrādi (piemēram, attēlu izlīdzināšana, apgriešana, krāsu korekcija, audio trokšņu slāpēšana, tekstu OCR apstrāde).
* '''Metadatu pabeigšana:''' Papildina uzskaites datus ar ziņām par radīto datņu glabāšanas vietu, formātiem un piekļuves tiesībām.
* '''Datu aizsardzība un tiesību pārvaldība:''' Piekļuves kopņu nodrošināšana pret nesankcionētu lejupielādi vai rediģēšanu (nepieciešamības gadījumā – ūdenszīmju integrācija).
* '''Ilglaicīga saglabāšana (''Ingest''):''' Automatizēta datu un metadatu migrācija no pagaidu iekārtām uz drošu ilglaicīgas saglabāšanas IKT infrastruktūru (digitālo arhīvu).
* '''Projekta noslēgums:''' Paraksta pieņemšanas-nodošanas aktus ar ārpakalpojumu sniedzējiem, veic gala norēķinus un slēdz projekta posmus.
 
== Projekta vadītāja lēmumu kontrolsaraksts ==
 
Pirms masveida digitalizācijas uzsākšanas projekta vadītājam jāgūst apstiprinājums par šādiem punktiem:


{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
! Joma !! Kontroles jautājums
|-
| rowspan="3" | '''Pārvaldība un resursi''' || Vai projektam ir skaidri definēts Pasūtītājs, Izpildītājs un Projekta vadītājs?
|-
|| Kuri KMI speciālisti tiks iesaistīti, kādas ir viņu lomas, slodzes un prasmes?
|-
|| Vai ir definēts budžets, finansējuma plūsma un stingri izpildes termiņi?
|-
| rowspan="4" | '''Satura loģistika''' || Vai ir izveidoti pilni digitalizējamo objektu saraksti (apjomi, nesēji, fiziskais stāvoklis)?
|-
|| Vai objektus drīkst transportēt ārpus krātuves telpām (ņemot vērā fizisko trauslumu un vērtību)?
|-
|| Vai ir skaidra loģistikas un juridisko pavaddokumentu plūsma?
|-
|| Vai unikālie un īpaši vērtīgie objekti tiks apdrošināti?
|-
| rowspan="4" | '''Tehnoloģijas un vide''' || Vai ir definēti precīzi datņu tehniskie parametri (izšķirtspēja, krāsu telpa, formāti)?
|-
|| Vai izvēlētās darba telpas atbilst apgaismojuma un mikroklimata tehniskajiem kritērijiem?
|-
|| Vai ir pieņemts pamatots lēmums par iekārtu iegādi, nomu vai pilna ārpakalpojuma piesaisti?
|-
|| Vai ir skaidra un saskaņota metadatu (XML, METS/ALTO u.c.) struktūra?
|-
| rowspan="3" | '''Kvalitāte un juridiskie jautājumi''' || Vai katram objektam ir juridiski definēts autortiesību un personas datu statuss?
|-
|| Vai ir izstrādāti skaidri kvalitātes vērtēšanas kritēriji un sagatavoti demo etaloni?
|-
|| Vai digitalizācijas darbiem un materiāliem (ārpakalpojuma gadījumā) tiek nodrošināta garantija?
|-
| rowspan="3" | '''Infrastruktūra un IT''' || Vai institūcijai ir pietiekami IKT resursi datņu ilglaicīgai saglabāšanai un apstrādei?
|-
|| Vai ir skaidri definēti datu automatizētas kopēšanas principi uz institūcijas pamata serveriem?
|-
|-
!Identifikators !! + !! Informācija !! = !! [[Personas dati]]
|| Vai ir skaidri definēti publiskās izplatīšanas un piekļuves nosacījumi portālos?
|}
|}


Fizisko personu datus var apstrādāt tikai tad, ja ir tiesisks pamats to darīt. Tas nozīmē, ka konstatējot digitalizējamā objektā fiziskas personas datus, ir jāatrod arī tiesiskais pamats, kas ļautu objektu ar personas datiem digitalizēt un saglabāt. Tiesiskie pamati pamatojoties uz kuriem var apstrāt fizisku personu datus ir uzskaitīti Datu regulā.
== Darba organizācijas modeļi ==
Ir trīs veidu [[Personas dati|personas dati]], kuriem atšķiras to aizsardzības pakāpe:
* “Parastie” dati;
* Īpašu kategoriju dati;
* Dati par sodāmībām un sodiem (kriminālsodi un administratīvā pārkāpuma sodi).
Parastie dati ir tie visi dati, kuri kvalificējas kā [[Personas dati|personas dati]] (identifikators + informācija), bet nav īpašu kategoriju dati vai dati par sodāmībām un sodiem.
Īpašu kategoriju [[Personas dati|personas dati]] ir dati kas atklāj:
* Rases vai etnisko piederību;
* Politiskos uzskatus;
* Reliģisko vai filozofisko pārliecību;
* Dalību arodbiedrībās;
* Ģenētiskos datus, biometriskos datus, lai veiktu fiziskas personas unikālu identifikāciju;
* Veselības datus vai datus par fiziskas personas dzimumdzīvi vai seksuālo orientāciju.
Attiecībā uz “parastajiem” datiem, datu apstrāde ir likumīga tikai tādā apmērā un tikai tad, ja ir piemērojams vismaz viens no turpmāk minētajiem pamatojumiem:
* a) datu subjekts ir devis piekrišanu savu [[Personas dati|personas datu]] apstrādei;
* b) apstrāde ir vajadzīga līguma, starp datu subjektu un datu apstrādātāju izpildei;
* c) apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz datu apstrādātāju attiecināmu juridisku pienākumu;
* d) apstrāde ir vajadzīga, lai aizsargātu datu subjekta vai citas fiziskas personas vitālas intereses (dzīvība, veselība);
* e) apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs;
* f) apstrāde ir vajadzīga pārziņa vai trešās personas leģitīmo interešu ievērošanai.
Bibliotēkas un muzeji, apstrādājot personas datus, visdrīzāk varētu atsaukties vai nu uz pašas personas dotu piekrišanu, vai arī uz pienākumu izpildīt uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs. Kultūras mantojuma saglabāšana un tā digitalizācija, lai tas vēlāk būtu pieejams arī citām paaudzēm, ir uzdevums, ko veic sabiedrības instresēs. Šeit gan jāpiebilst, ka uz šo tiesisko pamatu var atsaukties tikai tad, ja šāds uzdevums (saglabāt un vākt kultūras mantojumu) ir norādīts normatīvajos aktos, kuri regulē konkrētā muzeja vai bibliotēkas darbību.
Savukārt, īpašu kategoriju personas datus pēc būtības ir aizliegts apstrādāt vispār. Izņēmums no šī principa ir, ja izpildās kāds no zemāk uzskaitītajiem tiesiskajiem pamatiem:
* a) datu subjekts ir devis nepārprotamu piekrišanu šo [[Personas dati|personas datu]] apstrādei;
* b) apstrāde ir vajadzīga, lai realizētu datu apstrādātāja pienākumus un īstenotu datu apstrādātāja vai datu subjekta konkrētas tiesības nodarbinātības, sociālā nodrošinājuma un sociālās aizsardzības tiesību jomā;
* c) apstrāde ir vajadzīga, lai aizsargātu datu subjekta vai citas fiziskas personas vitālas intereses, ja datu subjekts ir fiziski vai tiesiski nespējīgs dot savu piekrišanu;
* d) veicot leģitīmas darbības un nodrošinot atbilstošas garantijas, apstrādi veic fonds, apvienība vai jebkura cita bezpeļņas struktūra, kas to dara ar politisku, filozofisku, reliģisku vai ar arodbiedrībām saistītu mērķi un ar nosacījumu, ka apstrāde attiecas tikai uz šīs struktūras locekļiem vai bijušajiem locekļiem, vai personām, kas ar šo struktūru uztur regulārus sakarus saistībā ar tās nolūkiem, un ka bez datu subjekta piekrišanas personas datus neizpauž ārpus minētās struktūras;
* e) apstrāde attiecas uz personas datiem, kurus datu subjekts apzināti ir publiskojis;
* f) apstrāde ir vajadzīga, lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības, vai ikreiz, kad tiesas pilda savus uzdevumus;
* g) apstrāde ir vajadzīga būtisku sabiedrības interešu dēļ;
* h) apstrāde ir vajadzīga profilaktiskās vai arodmedicīnas nolūkos, darbinieka darbspējas novērtēšanai, medicīniskas diagnozes, veselības vai sociālās aprūpes vai ārstēšanas vai veselības vai sociālās aprūpes sistēmu un pakalpojumu pārvaldības nodrošināšanas nolūkos;
* i) apstrāde ir vajadzīga sabiedrības interešu dēļ sabiedrības veselības jomā, piemēram, aizsardzībai pret nopietniem pārrobežu draudiem veselībai vai augstu kvalitātes un drošības standartu nodrošināšanai, cita starpā zālēm vai medicīniskām ierīcēm;
* j) apstrāde ir vajadzīga arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs, zinātniskās vai vēstures pētniecības nolūkos, vai statistikas nolūkos.
Attiecībā uz īpašu kategoriju [[Personas dati|personas datu]] apstrādi, to var veikt, ja ir vai nu personas piekrišana, vai datu subjekts šos datus pats (nevis citas personas) apzināti ir publiskojis. Ir iespēja arī atsaukties uz tiesisko pamatu, ka apstrāde ir vajadzīga arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs. Šis pamats gan ļauj tikai digitalizēt un saglabāt arhīvā, bet neļauj veikt citas darbības ar personas datiem – piemēram publiskot internetā, izvietot izstādēs utt. Citi Datu regulā minētie tiesiskie pamati bibliotēku un muzeju gadījumos nebūs piemērojami.
Līdz ar to primāri nepieciešams konstatēt vai digitalizējamā objektā ir atrodami fiziskas [[Personas dati|personas dati]]. Ja ir, tad nākamais solis ir definēt mērķi, kas ar [[Kultūras mantojuma objekts|kultūras mantojuma objektu]] tiks darīts, vai tā būs tikai digitalizācija arhīvēšanas nolūkos, vai arī ir plānots veikt kādas citas darbības un attiecīgi izejot no tā jāatrod tiesiskais pamats šo darbību veikšanai.


=== 1.digitalizācijas posms - Plānošana ===
Atkarībā no institūcijas stratēģijas un infrastruktūras, darbu izpildi organizē vienā no šiem modeļiem vai to kombinācijā (hibrīdmodelis):
* Definē digitalizācijas projekta sfēru, prioritātes, mērķus un mērķauditorijas saskaņā ar noteiktajām digitalizācijas prioritātēm:
* projekta mērķiem jābūt reāliem, t.i., tiem jāatbilst pieejamajiem resursiem;
* visi projekta posmi jāplāno atbilstoši izvirzītajiem mērķiem un jāpārliecinās, vai ieguldītais darbs nodrošinās iespēju sasniegt projektā paredzētos rezultātus;
* projekta mērķiem uzskatāmi jādemonstrē vērtība, ko projekts dos projektā iesaistītajām institūcijām;
* definē digitalizējamo objektu tipus (loģiskās grupas, izmēri, nesēji) un apjomus.
* Tiek noteikti digitalizējamo materiālu un dokumentu atlases kritēriji.
* Tiek apzināti digitalizējamo objektu veidi (loģiskās grupas) un tehniskie formāti (nesēji).
* Nosaka, vai nepieciešams veikt partneru piesaisti mērķu sasniegšanai, apzina un definē partnerus, lomas, pienākumus, tiesības, uzdevumus.
* Veic izpēti par jau realizētiem līdzīgiem projektiem. Šāda izpēte ļauj apzināt, vai projekts nedublēs citus projektus, identificēt iespējamās problēmas, ar kurām ir saskārušies citi, un to risinājumus. Svarīgi izpētīt citu institūciju pieredzi, kas īstenojušas līdzīgus projektus. Šāda izpēte palīdzēs noteikt darba un resursu apjomu, kas jāplāno projekta izpildei: vai projekta īstenošanai institūcijā jau ir pieejams personāls ar atbilstošām prasmēm, vai ir atbilstoša tehnoloģiskā infrastruktūra vai tomēr nepieciešama apjomīga apmācības programma un jaunas tehnikas iegāde; varbūt jāpieņem lēmums par ārpakalpojuma izmantošanu u.c.
* Identificē nepieciešamos tehniskos resursus. Tehniskie resursi ietver tehniku, kas nepieciešama tieši digitalizēšanas procesam (piemēram, skeneri, digitālās kameras), un programmatūru aparatūras savienošanai ar datoriem, attēlu tveršanas programmatūru, attēlu apstrādes programmatūru, kā arī programmatūru [[Metadati|metadatu]] apstrādei un pašu [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] kvalitātes kontrolei.
* Veic darbu apjoma izpildei nepieciešamo finanšu un cilvēkresursu aprēķinu, identificē iespējamos tiešos un papildu finansēšanas avotus. Aprēķinot finanšu resursus, ieplāno ne vien nepieciešamos resursus projekta realizācijai, bet arī izdevumus izveidoto [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] uzturēšanai un piekļuves nodrošināšanai vismaz piecu gadu periodam pēc projekta pabeigšanas.
* Izstrādā projekta īstenošanas darbību plānu ar laika grafiku un nepieciešamajiem resursiem.
* Identificē riskus projekta realizācijai, novērtē to ietekmi, kā arī izvirza iespējamās alternatīvas atsevišķu darbību realizācijā.
* Pieņem lēmumu par digitalizācijas ārpakalpojumiem, iepirkumu priekšmetu, apjomu, veidu, definē kvalitātes vadības principus.
* Institūcijas vadība pieņem lēmumu par digitalizācijas projekta sākumu.
* Rezervē nepieciešamos resursus [[Īslaicīgas un ilglaicīgas saglabāšanas vadlīnijas|ilglaicīgas saglabāšanas]] IKT sistēmās. Ja kultūras mantojuma institūcijas rīcībā nav ilglaicīgas saglabāšanas IKT sistēmas, tad institūcijai jāvienojas ar partneriem par šādas sistēmas izmantošanu.


=== 2.digitalizācijas posms - Sagatavošana ===
# '''Īstenošana pašu spēkiem:''' Visa tehnoloģiskā ķēde (no atlases līdz arhivēšanai) notiek KMI iekšienē, izmantojot savu personālu un tehniku. Nodrošina maksimālu kontroli un drošību, bet prasa augstas sākotnējās investīcijas.
Pirms digitalizācijas uzsākšanas veic digitalizējamo objektu atlasi un sagatavošanu digitalizācijai, precizē aprakstošos metadatus, sagatavo personālu un darba vidi, uzstāda nepieciešamo tehniku un programmatūru, veic tās testēšanu. Sagatavošanās darbi pirms digitalizācijas:
# '''Pilns ārpakalpojums (''Outsourcing''):''' Materiāli tiek nodoti specializētam uzņēmumam, kas veic digitalizāciju savās telpās. Modelis ir ekonomiski izdevīgs masveida apjomiem, taču saistīts ar transportēšanas riskiem.
* Saskaņā ar noteiktajiem kritērijiem veic digitalizējamo objektu detalizētu atlasi jeb sarakstu izveidi. Institūcijai ir jānodrošina, ka atlasītajiem digitalizējamiem objektiem ir aprakstīti un uzskaitīti identifikatori. Liela apjoma digitalizācijas projektos paralēli dokumentu atlasei un sagatavošanai var uzsākt digitalizācijas procesu jau sagatavotajai dokumentu daļai. Šādos gadījumos jāizstrādā loģistikas shēma, nosakot, kāds dokumentu daudzums nedēļā ir jāatlasa un jāsagatavo digitalizācijai, lai digitalizācijas procesā nerastos piespiedu dīkstāves.
# '''Ārpakalpojums pasūtītāja telpās (''In-house outsourcing''):''' Ārpakalpojuma sniedzējs uzstāda savu tehniku un nodrošina operatorus KMI telpās. Šis ir optimāls modelis unikālu, augstvērtīgu vai trauslu kolekciju apstrādei, kuras aizliegts izvest no institūcijas.
* Gatavojot digitalizējamos objektus digitalizācijai, pieaicina saglabāšanas speciālistus, kuri novērtē oriģinālu fizisko stāvokli, noformējumu (iesējums, ierāmēts utt.). Nepieciešamības gadījumā plāno konservāciju vai restaurāciju pirms digitalizācijas.
* Atkarībā no izmantojamās digitalizācijas tehnikas izvērtē, vai ir nepieciešams veikt digitalizējamo objektu izšūšanu vai izgatavot speciālus aizsarglīdzekļus digitalizējamiem objektiem, piemēram, poliestera konvertus trauslām kartēm, izmantojot tehniku ar ruļļu padeves mehānismu.
* Digitalizācijas projektos digitalizējamo objektu pieejamības nodrošināšanai īpaša uzmanība jāpievērš digitalizējamo objektu metadatiem un to kvalitātei. Kultūras mantojuma institūcijas sagatavo sākotnējos metadatus, ja digitalizācijas projektam tiek piesaistīti [[Ārpakalpojumu organizācija|ārpakalpojumu]] sniedzēji. Ja digitalizācija plānota ārpus institūcijas, sagatavo visus nepieciešamos juridiskos dokumentus.
* Veic [[Metadati|metadatu]] aprakstu pārbaudi un nepieciešamības gadījumā to papildināšanu un precizēšanu. Ja projekts tiek realizēts kā kopprojekts, šajā posmā pārbauda, cik daudz iespējams izmantot esošos apraksta metadatus, tos eksportējot, vai tomēr nepieciešams veikt datu atkārtotu ievadīšanu īpaši projektam izstrādātā datu bāzē. Izstrādājot projektu, pēc iespējas jāizvairās no situācijām, kad dati jāievada no jauna. Kur vien iespējams, jāizmanto esošie apraksti, nepieciešamības gadījumā tos papildinot ar jauniem apraksta elementiem.
* Liela uzmanība pievēršama darba vides sagatavošanai. Darba videi jābūt piemērotai digitalizējamiem objektiem. Īpaša uzmanība jāpievērš apgaismojumam (dabīgais vai mākslīgais), telpu mikroklimatam, telpu tīrībai, vibrācijai, dažādiem tehniskiem traucējumiem, oriģinālu transportēšanai no glabātavām un atpakaļ utt. Jebkurā digitalizācijas projektā ir ļoti svarīgi garantēt, ka digitalizācijas process nenodara oriģināliem ne vismazāko kaitējumu.
* Realizējot kopprojektus, projekta plānošanas posmā ar satura partneriem slēdz sadarbības līgumus, kuros nosaka katra satura partnera uzdevumus un atbildību projekta mērķu sasniegšanā, vienojas par izmantojamajiem standartiem, vietu, kur (kādas IKT sistēmas, datu centri, serveri) un kā ([[Digitālais objekts|digitālo objektu]] formāti, standarti, nosaukumi) glabāsies projekta rezultātā radītie digitālie objekti un to kopijas. Sadarbības līgumā jānorāda veids, kādā arhīvdatnes un lietotājdatnes tiks izmantotas, t.sk. ar kopiju izmantošanu un publicēšanu saistītos jautājumus, kas attiecas uz [[Personas dati|personas datu]] aizsardzību un autortiesībām.
* Sagatavo tehniskos resursus. Ja nepieciešams, veic iepirkuma procedūras tehnikas un programmatūras iegādei vai īrei. Veic jaunās tehnikas un esošās tehnikas testēšanu un kalibrēšanu atbilstoši projektā noteiktajām tehniskās kvalitātes prasībām un funkcionalitātei.
* Definē [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] datņu veidus un tehniskos parametrus (arhīvdatnes, lietotājdatnes, atvasinātās datnes, [[Metadati|metadatu]] formāti).
* Tiek izstrādātas nepieciešamās darba procedūras un instrukcijas. Piemēram, dokumentu atlasei digitalizācijai; dokumentu sagatavošanai digitalizācijai; dokumentu loģistikai digitalizācijai un pēc digitalizācijas; digitalizācijas kvalitātes prasībām un [[Kvalitātes kontrole|kvalitātes kontroles]] pārbaudei; aprakstu precizēšanai un papildināšanai, meklēšanas nodrošināšanai; obligātos un papildu metadatus, to aizpildīšanas un pievienošanas kārtību.
* Projekta veiksmīgai realizācijai jāiesaista piemērots personāls, proti, darbinieki ar atbilstošām zināšanām un iemaņām. Nepieciešamības gadījumā jāizstrādā apmācības plāns, lai sniegtu personālam visas projekta realizēšanai nepieciešamās papildprasmes. Precīzi jādefinē katra projekta iesaistītā darbinieka darba uzdevumi un atbildība.
* Jāpārliecinās, vai projekta izstrādē pieprasītie finanšu resursi un cilvēkresursi ir pietiekami, vai iespējams iekļauties noteiktajos laika grafikos, vai nav jāveic izmaiņas un precizējumi projekta darbībās.
* Apsver pilotprojektu vai tehnisko izmēģinājumu nepieciešamību, lai pirms projekta uzsākšanas varētu pārliecināties, vai darbus iespējams veikt noteiktajos termiņos un kvalitātē un vai visu paredzamo problēmu risinājumi iekļaujas plānotajā darbu plūsmā. Pārbauda digitālo attēlu tveršanas un apstrādes programmatūru licenču esamību un derīguma termiņu. Pirms masveida digitalizācijas uzsākšanas veic testa digitalizāciju, pārbaudot visus tās posmus un procedūras, līdz pat [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] pieņemšanai glabāšanā un atbilstībai metadatiem.
* Ja digitalizācijas projektu laikā tiek izmantoti ārpakalpojumi, tad tiek izstrādāti sadarbības līgumi, kuros nosaka detalizētas sadarbības procedūras (darba organizācija, telpas, tehnoloģijas, digitalizējamo objektu loģistika, [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] tehniskie standarti, [[Metadati|metadatu]] struktūras, digitālie nesēji, [[Kvalitātes kontrole|kvalitātes kontroles]] procedūras un plāni, juridiskie pavaddokumenti).


=== 3.digitalizācijas posms - Digitalizācija ===
Neatkarīgi no izvēlētā modeļa, svarīgākais solis ir precīza '''darba vietu skaita un tehnoloģiskā izvietojuma plānošana''', lai nodrošinātu nepārtrauktu darba plūsmu (''workflow'') noteiktajā laika grafikā.
* Atbilstoši loģistikas plānam un standartiem veic digitalizējamo objektu (materiālu un dokumentu) transportēšanu uz digitalizācijas vietu un telpām.
* Veicot digitalizāciju, stingri ievēro visas izstrādātās instrukcijas par digitalizējamo objektu aizsardzību pārvietošanas un digitalizācijas procesā, maksimāli samazina iespējamo digitalizācijas negatīvo ietekmi uz oriģināliem. Ja nepieciešams, digitalizācijas aparatūru (piemēram, digitālo fotokameru) nogādā uz oriģināla atrašanās vietu, nevis transportē pašu oriģinālu uz kopiju izgatavošanas vietu.
* Izmantojot digitalizācijas tehniku, digitalizācijas speciālisti veic digitalizācijas fiziskos darbus (skenē, fotogrāfē, atskaņo, ieraksta, izveido digitālos objektus u.tml.).
* Veicot digitalizējamo objektu digitalizāciju, atbilstoši definētajiem [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] tehniskajiem standartiem izgatavo digitālos objektus (arhīvdatnes, lietotājdatnes un metadatus).
* Veic [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] pirmreizējos [[Kvalitātes kontrole|kvalitātes kontroles]] pasākumus: atkarībā no projekta mērķa projekta darba procedūrās ietver arī kvalitātes kontroles procedūras. Kvalitātes nodrošināšana un kontrole ietver procesus, kas paredzēti pareizai un pienācīgai digitalizācijas un [[Metadati|metadatu]] veidošanas garantēšanai. Lielākiem digitalizācijas projektiem datņu un metadatu pārbaudei var būt lietderīgi izvēlēties statistiski piemērotas izlases pārbaudes metodes. Parasti kvalitātes kontroli veic divos posmos. Vispirms digitalizācijas tehniķis veic kvalitātes pārbaudi [[Digitālais objekts|digitālā objekta]] veidošanas laikā. Pēc tam cita persona veic vēl vienu pārbaudi. Kvalitātes kontroli veic un dokumentē visos digitalizācijas projekta posmos.
* Digitālie objekti tiek saglabāti uz pagaidu datu nesējiem, lai tos nogādātu uz ilglaicīgas glabāšanas IKT sistēmām.


=== 4.digitalizācijas posms - Pēcdigitalizācija ===
[[Kategorija:Digitalizācija]]
* Pēc nepieciešamības no arhīvdatnēm tiek izveidotas atvasinātās arhīvdatnes (digitālās kopijas), kuras ar grafiskās apstrādes programmatūrām tiek tehniski uzlabotas (attēlu, skaņas un tekstu kvalitāte).
[[Kategorija:Projektu vadība]]
* Pēc digitalizācijas posmā veic visu [[Metadati|metadatu]] papildināšanu ar ziņām par jaunajām ilglaicīgas glabāšanas un izmantošanas kopijām un to glabāšanās vietu.
[[Kategorija:Juridiskais ietvars]]
* Veic [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] uzskaiti un sagatavošanu glabāšanai un izmantošanai. Digitālās kopijas aizsargā pret kopiju rediģēšanu un nesankcionētu lejupielādi. Lietotājdatnēm to aizsardzībai var tikt izmantotas ūdenszīmes (ja projekta ietvaros tādas ir nepieciešamas un puses ir vienojušās par ūdenszīmju formātiem).
[[Kategorija:Metadati]]
* Notiek [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] saglabāšana. Izveidotie digitālie objekti (arhīvdatnes, lietotājdatnes, [[Metadati|metadatu]] datnes) tiek fiziski nodoti un pieņemti digitālos arhīvos un turpmāk glabāti tāpat kā elektroniskie dokumenti. Digitālajiem objektiem tiek veikta uzskaite, atzīmes reģistros, datu bāzēs.
* Digitālajiem objektiem jānodrošina automatizēta kopēšana no digitalizācijas iekārtām vai pagaidu datu nesējiem uz ilglaicīgas glabāšanas IKT sistēmām (datu centri, [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] pārvaldības un arhivēšanas sistēmas). Digitālo objektu lietotājdatnes tiek kopētas uz [[Īslaicīgas un ilglaicīgas saglabāšanas vadlīnijas|ilglaicīgas saglabāšanas]] un izplatīšanas IKT sistēmām.
* Atsevišķie projekta posmi tiek slēgti. Ja projekta laikā bija ārpakalpojumi, tad tiek noformēti pieņemšanas-nodošanas akti, tiek veikta [[Kvalitātes kontrole|kvalitātes kontrole]] un norēķini.
Digitalizācijas projektu vadītāju lēmumu kontrolsaraksts:
* Vai digitalizācijas projektam ir Pasūtītājs, Izpildītājs un Projekta vadītājs?
* Vai digitalizācijas projektam ir izveidoti digitalizējamo objektu saraksti (apjomi, formāti, glabāšanas vietas)?
* Vai digitalizējamos objektus var digitalizēt ārpus glabāšanas vietas ([[Autortiesības|autortiesības]], fiziskā kvalitāte u.c. ierobežojoši faktori)?
* Vai digitalizācijas projektam ir definēts budžets, finansējuma avoti un plūsma, termiņi?
* Vai digitalizācijas projektam ir definēta nepieciešamā tehnika un tehnoloģijas, darba vietu aprīkojums un darba vietu skaits?
* Kuri speciālisti tiks iesaistīti projektā no institūciju puses? Vai ir definētās šo speciālistu, lomas, prasmes, slodzes, motivācija?
* Vai iekārtas tiks pirktas vai nomātas, vai arī tās nodrošinās digitalizācijas [[Ārpakalpojumu organizācija|ārpakalpojumu]] sniedzēji?
* Vai ir apzinātas digitalizācijai izmantojamās telpas, izvērtēta to atbilstība digitalizācijas tehniskajiem kritērijiem?
* Vai digitalizācijas projektam ir apzināti potenciālie [[Ārpakalpojumu organizācija|ārpakalpojumu]] sniedzēji?
* Vai pirms digitalizācijas ir nepieciešama demo piemēru (kvalitātes etaloni) izveide?
* Vai digitālajiem objektiem ir definēti tehniskie parametri, prasības, sagaidāmais rezultāts?
* Vai ir skaidra [[Metadati|metadatu]] struktūra, kura tiks izmantota konkrētiem digitālajiem objektiem?
* Vai iesaistītām pusēm ir skaidri projekta plānošanas uzdevumi?
* Vai iesaistītām pusēm ir skaidri projekta realizācijas darbu posmi?
* Vai iesaistītām pusēm ir skaidrs, kā rīkoties nestandarta situācijās?
* Vai digitalizācijas darbiem un materiāliem tiek nodrošināta garantija?
* Vai ir definēta digitalizācijas loģistika (digitalizācijas adreses, transportēšana, juridiskā pavaddokumentācija)?
* Vai īpaši vērtīgie, unikālie digitalizējamie objekti tiks apdrošināti?
* Vai pusēm ir skaidri [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] un [[Metadati|metadatu]] kopēšanas principi uz institūciju IKT sistēmām?
* Vai institūcijām ir nepieciešami papildu IKT resursi (datņu apstrādes un [[Īslaicīgas un ilglaicīgas saglabāšanas vadlīnijas|ilglaicīgas saglabāšanas]] programmatūras)?
* Vai iesaistītām pusēm ir skaidri [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] kvalitātes vērtēšanas kritēriji?
* Vai institūcijām ir skaidri [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] pagaidu un [[Īslaicīgas un ilglaicīgas saglabāšanas vadlīnijas|ilglaicīgas saglabāšanas]] principi un resursi?
* Vai institūcijām ir skaidri [[Digitālais objekts|digitālo objektu]] izmantošanas un publiskās izplatīšanas nosacījumi un principi?
* Vai digitālajiem objektiem ir definēts autortiesību statuss?
* Vai digitalizācijas projekts ir saskaņā ar nozares regulējumu, citiem institūciju normatīvajiem dokumentiem?
Digitalizācijas projektā darbus var organizēt dažādos veidos:
* a) institūcijas veic pašu spēkiem,
* b) [[Ārpakalpojumu organizācija|ārpakalpojumu]] piesaiste,
* c) [[Ārpakalpojumu organizācija|ārpakalpojumu]] piesaiste, bet daļa digitalizējamo objektu tiek digitalizēti Pasūtītāju telpās (piemēram, īpaši retos un vērtīgos materiālus) vai arī miksējot šīs darbu izpildījuma alternatīvas.
Neatkarīgi no izvēlētā digitalizācijas darbu veida, atbilstoši konkrētam digitalizācijas projektam ir jāspēj saplānot digitalizācijai nepieciešamos resursus (iekārtas, speciālisti, darba organizācijas maiņas, telpas un kopējais termiņš). Svarīgi ir pieņemt lēmumu par projektam nepieciešamo optimālo darba vietu skaitu un tehnoloģiski pareizu to izvietojumu.


== Skatīt arī ==
== Skatīt arī ==
* [[Digitalizācijas organizācija]]
* [[Autortiesību likums]]
* [[Autortiesību likums]]
* [[Digitālais objekts]]
* [[Digitālais objekts]]

Pašreizējā versija, 2026. gada 22. maijs, plkst. 14.26

Aktualizēts 22.05.2026 — skatīt izmaiņu vēsturi

⚠️ Šī lapa joprojām ir izstrādes stadijā.

Digitalizācijas darba organizācija un procesa posmi

Kultūras mantojuma institūcijas (KMI) digitalizāciju veic divos veidos: institūcijas pamatdarbības ietvaros (atbilstoši ikgadējam budžetam un resursiem) vai projekta formā (mērķtiecīgi definēti kopprojekti, ES struktūrfondu programmas u.c.).

Lai kāpinātu kvantitatīvos un kvalitatīvos rādītājus, darbu ieteicams organizēt pēc projektu vadības principiem, skaidri definējot mērķus, vadītāju, atbildības, budžetu un laika plānu.

Kritiska veiksmes faktora definīcija

Digitalizācijas procesa pamatā ir kultūras mantojuma objekta (KMO) pamata un aprakstošo datu (metadatu) pietiekamība un ticamība. Digitāls attēls bez identificējoša un strukturēta metadatu apraksta zaudē savu zinātnisko un kulturālo vērtību. No šī izriet strukturēts digitalizācijas procesa iedalījums piecos secīgos posmos.

“Nulles” posms: Priekšdigitalizācija (Datu uzkrāšana un juridiskais izvērtējums)

Posma galvenais uzdevums ir objekta primārā reģistrācija krājuma uzskaites sistēmā un tiesiskā statusa noskaidrošana pirms jebkādu tehnisko darbu uzsākšanas.

1. Autortiesību izvērtējums

Tiesisko ietvaru Latvijā nosaka Autortiesību likums. Pirms darba uzsākšanas jāveic šāda analīze:

  • Aizsardzības statuss: Vai objekts ir autortiesību vai blakus tiesību subjekts (oriģināls intelektuālā darba rezultāts)? Ja nē, tas atrodas publiskajā īpašumā un ir brīvi digitalizējams.
  • Termiņš: Autortiesības ir spēkā visu autora dzīves laiku un 70 gadus pēc autora nāves (skaitot no nāves gada beigām).
  • Arhīvu, muzeju un bibliotēku izņēmums: Likums ļauj šīm institūcijām bez autora atļaujas (un bez komerciāla nolūka) reproducēt krājumā esous darbus saglabāšanas (konservācijas) mērķiem, ja kopiju nav iespējams iegūt citā pieņemamā veidā.
  • Pieejamības ierobežojumi (izņēmums pētniecībai): Šādi digitalizētos darbus drīkst padarīt pieejamus tikai pašas institūcijas telpās uz īpaši ierīkotiem datoriem autorizētām personām zinātniskās pētniecības vai pašizglītības nolūkos. Jebkādai citai publiskošanai internetā vai izstādēs ir obligāti jāiegūst autora atļauja (licence).
  • Digitāli dzimuši objekti (Born-digital): To pievienošanai krājumam primāri nepieciešama autora atļauja. Izņēmums ir Latvijas Nacionālā bibliotēka, kas tiesības vākt un arhivēt tiešsaistes saturu (tostarp sociālo mediju ierakstus) realizē uz Obligāto eksemplāru likuma pamata (tikai saglabāšanas un pētniecības mērķiem).

2. Personas datu aizsardzība

Identifikators + Informācija = Personas dati

Fizisko personu datu apstrādi nosaka ES Vispārīgā datu aizsardzības regula (GDPR / VVDAR) un Fizisko personu datu apstrādes likums:

  • Datu subjekts: Regula aizsargā tikai dzīvas fiziskas personas. Tā neattiecas uz juridiskām personām un mirušiem cilvēkiem (izņemot gadījumus, kad specifiskus ierobežojumus nosaka Arhīvu likums attiecībā uz sensitīvu informāciju par personas privāto dzīvi).
  • Tiesiskais pamats: KMI, veicot personas datu apstrādi (digitalizāciju un saglabāšanu), visbiežāk atsaucas uz uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs (kultūras mantojuma saglabāšana), kam jābūt nostiprinātam institūcijas nolikumā vai nozares likumos.
  • Īpašu kategoriju datus (rase, etniskā piederība, politiskie uzskati, reliģiskā pārliecība, veselības un seksuālās dzīves dati) un datus par sodāmību apstrādāt ir aizliegts, izņemot gadījumus, kad saņemta nepārprotama personas piekrišana, persona datus pati apzināti publiskojusi, vai apstrāde ir kritiski nepieciešama arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs. Šis pamats atļauj saglabāšanu, bet ne automātisku publiskošanu internetā.

Tehnoloģiskā procesa posmi

1. posms: Plānošana

  • Apjoma un sfēras definēšana: Nosaka loģiskās objektu grupas, izmērus, nesējus, fizisko apjomu un mērķauditoriju.
  • Resursu un kompetenču izpēte: Izvērtē esošās infrastruktūras un personāla kapacitāti. Nosaka nepieciešamību pēc papildu apmācībām vai aparatūras (skeneri, kameras, kvalitātes kontroles programmatūra).
  • Finanšu plānošana TCO (Total Cost of Ownership) ietvaros: Aprēķina ne tikai digitalizācijas tiešās izmaksas, bet arī izdevumus radīto datņu uzturēšanai un piekļuves nodrošināšanai vismaz 5 gadu periodam pēc projekta beigām.
  • Partnerības un risku pārvaldība: Definē partneru lomas (ja tas ir kopprojekts), identificē tehniskos un juridiskos riskus, sagatavo alternatīvos scenārijus un saskaņo resursu rezervāciju ilglaicīgas saglabāšanas datu centros.

2. posms: Sagatavošana

  • Fiziskā atlase un loģistika: Izveido precīzus digitalizējamo objektu sarakstus. Lai izvairītos no dīkstāvēm masveida projektos, izstrādā nedēļas plūsmas loģistikas shēmu.
  • Konservācijas novērtējums: Saglabāšanas speciālisti novērtē objektu stāvokli, veic pirms-digitalizācijas restaurāciju/tīrīšanu un sagatavo aizsarglīdzekļus (piemēram, poliestera kabatas).
  • Metadatu sagatavošana un eksports: Pārbauda un sakārto esošos aprakstus sistēmās, maksimāli izvairoties no datu atkārtotas manuālas ievades.
  • Tehniskā kalibrēšana un darba vide: Uzstāda un kalibrē aparatūru (mērķis: atbilstība kvalitātes etaloniem), nodrošina kontrolētu telpas apgaismojumu un mikroklimatu.
  • Pilotprojekts: Pirms masveida procesa sākšanas veic pilna cikla testa digitalizāciju un pārbauda programmatūras licenču derīgumu.
  • Juridiskais ietvars darbu izpildei: Slēdz sadarbības līgumus vai ārpakalpojumu līgumus (SLA), skaidri atrunājot datņu tehniskos parametrus, nosaukumu došanas konvencijas (naming conventions) un datu nodošanas kārtību.

3. posms: Digitalizācija

  • Fiziskais darbs: Skenēšana, fotografēšana vai audio/video signāla tveršana un konvertēšana digitālā formā, stingri ievērojot saudzēšanas instrukcijas un minimizējot gaismas/karstuma ietekmi uz oriģinālu.
  • Datņu ģenerēšana: Vienlaicīga arhīvdatņu (meistarkopiju), lietotājdatņu un tehnisko/strukturālo metadatu izveide.
  • Pirmreizējā kvalitātes kontrole (QA/QC):
    • 1. līmenis: Veic pats digitalizācijas tehniķis darba procesā.
    • 2. līmenis: Neatkarīga veiktā darba pārbaude (lielos apjomos izmanto statistiski pamatotu izlases metodi).
  • Pagaidu uzglabāšana: Datu ierakstīšana starpnieknesējos vai lokālajos masīvos pirms pārsūtīšanas.

4. posms: Pēcdigitalizācija un arhivēšana

  • Tehniskā uzlabošana un atvasināšana: No meistarkopijām veido atvasinātās kopijas, kurām veic digitālo pēcapstrādi (piemēram, attēlu izlīdzināšana, apgriešana, krāsu korekcija, audio trokšņu slāpēšana, tekstu OCR apstrāde).
  • Metadatu pabeigšana: Papildina uzskaites datus ar ziņām par radīto datņu glabāšanas vietu, formātiem un piekļuves tiesībām.
  • Datu aizsardzība un tiesību pārvaldība: Piekļuves kopņu nodrošināšana pret nesankcionētu lejupielādi vai rediģēšanu (nepieciešamības gadījumā – ūdenszīmju integrācija).
  • Ilglaicīga saglabāšana (Ingest): Automatizēta datu un metadatu migrācija no pagaidu iekārtām uz drošu ilglaicīgas saglabāšanas IKT infrastruktūru (digitālo arhīvu).
  • Projekta noslēgums: Paraksta pieņemšanas-nodošanas aktus ar ārpakalpojumu sniedzējiem, veic gala norēķinus un slēdz projekta posmus.

Projekta vadītāja lēmumu kontrolsaraksts

Pirms masveida digitalizācijas uzsākšanas projekta vadītājam jāgūst apstiprinājums par šādiem punktiem:

Joma Kontroles jautājums
Pārvaldība un resursi Vai projektam ir skaidri definēts Pasūtītājs, Izpildītājs un Projekta vadītājs?
Kuri KMI speciālisti tiks iesaistīti, kādas ir viņu lomas, slodzes un prasmes?
Vai ir definēts budžets, finansējuma plūsma un stingri izpildes termiņi?
Satura loģistika Vai ir izveidoti pilni digitalizējamo objektu saraksti (apjomi, nesēji, fiziskais stāvoklis)?
Vai objektus drīkst transportēt ārpus krātuves telpām (ņemot vērā fizisko trauslumu un vērtību)?
Vai ir skaidra loģistikas un juridisko pavaddokumentu plūsma?
Vai unikālie un īpaši vērtīgie objekti tiks apdrošināti?
Tehnoloģijas un vide Vai ir definēti precīzi datņu tehniskie parametri (izšķirtspēja, krāsu telpa, formāti)?
Vai izvēlētās darba telpas atbilst apgaismojuma un mikroklimata tehniskajiem kritērijiem?
Vai ir pieņemts pamatots lēmums par iekārtu iegādi, nomu vai pilna ārpakalpojuma piesaisti?
Vai ir skaidra un saskaņota metadatu (XML, METS/ALTO u.c.) struktūra?
Kvalitāte un juridiskie jautājumi Vai katram objektam ir juridiski definēts autortiesību un personas datu statuss?
Vai ir izstrādāti skaidri kvalitātes vērtēšanas kritēriji un sagatavoti demo etaloni?
Vai digitalizācijas darbiem un materiāliem (ārpakalpojuma gadījumā) tiek nodrošināta garantija?
Infrastruktūra un IT Vai institūcijai ir pietiekami IKT resursi datņu ilglaicīgai saglabāšanai un apstrādei?
Vai ir skaidri definēti datu automatizētas kopēšanas principi uz institūcijas pamata serveriem?
Vai ir skaidri definēti publiskās izplatīšanas un piekļuves nosacījumi portālos?

Darba organizācijas modeļi

Atkarībā no institūcijas stratēģijas un infrastruktūras, darbu izpildi organizē vienā no šiem modeļiem vai to kombinācijā (hibrīdmodelis):

  1. Īstenošana pašu spēkiem: Visa tehnoloģiskā ķēde (no atlases līdz arhivēšanai) notiek KMI iekšienē, izmantojot savu personālu un tehniku. Nodrošina maksimālu kontroli un drošību, bet prasa augstas sākotnējās investīcijas.
  2. Pilns ārpakalpojums (Outsourcing): Materiāli tiek nodoti specializētam uzņēmumam, kas veic digitalizāciju savās telpās. Modelis ir ekonomiski izdevīgs masveida apjomiem, taču saistīts ar transportēšanas riskiem.
  3. Ārpakalpojums pasūtītāja telpās (In-house outsourcing): Ārpakalpojuma sniedzējs uzstāda savu tehniku un nodrošina operatorus KMI telpās. Šis ir optimāls modelis unikālu, augstvērtīgu vai trauslu kolekciju apstrādei, kuras aizliegts izvest no institūcijas.

Neatkarīgi no izvēlētā modeļa, svarīgākais solis ir precīza darba vietu skaita un tehnoloģiskā izvietojuma plānošana, lai nodrošinātu nepārtrauktu darba plūsmu (workflow) noteiktajā laika grafikā.

Skatīt arī

Saturs iegūts no "https://wiki.lnb.lv/index.php?title=Institūciju_darba_organizācija&oldid=5149"