Ārpakalpojumu organizācija
Aktualizēts 15.05.2026 — skatīt izmaiņu vēsturi
Ja digitalizācijas projektā iesaistīto Latvijas kultūras mantojuma institūciju rīcībā nav atbilstošas modernas digitalizācijas iekārtas un speciālisti, šo darbu veikšana ir jāorganizē kā ārpakalpojums, rīkojot publiskos iepirkumus, piemēram, sarunu procedūras vai atklātus konkursus, un piesaistot profesionālus pakalpojumu sniedzējus. Uzsākot digitalizācijas ārpakalpojumus, svarīgi vienoties par digitalizācijas procesa funkciju (digitalizējamo objektu sagatavošana, digitalizācija, pēcapstrāde) sadalījumu starp Pasūtītāju un Izpildītāju. Realizējot digitalizācijas projektus, ir vēlams nodalīt automatizētu digitalizāciju no digitalizācijas ar digitālo restaurāciju (piem., attēlu pēcapstrādi ar mērķi atjaunot iespējamo oriģināla sākotnējo izskatu), jo tiem ir dažādas tehnoloģijas, personāla kompetences, patērētais laiks uz vienu vienību un attiecīgi dažādas izmaksas. Jāņem vērā, ka oriģinālu digitalizācijai var būt tehniskie ierobežojumi, piemēram, digitalizējamos objektus nav iespējams transportēt, un digitalizācija jāveic uz vietas institūcijā. Jārēķinās ar to, ka, digitalizējamos objektus transportējot, tie var tikt bojāti vai pat iznīcināti. Ārpakalpojumu ietvaros ir jādefinē digitalizējamo objektu drošības garantijas, piemēram, pret iespējamo oriģinālu zādzību vai sabojāšanu vai digitālās kopijas zādzību un intelektuālo aizsardzību, t.sk. autortiesību aizsardzību un personas datu izmantošanu. Jāņem vērā, ka digitalizējamie objekti var glabāties dažādās institūcijās. Uzsākot digitalizāciju, svarīgi vienoties par digitalizējamo objektu loģistiku no institūcijas uz digitalizācijas telpām un otrādi (atbildīgie speciālisti, vietas, laika grafiki, pavaddokumentācija). Atsevišķos gadījumos oriģinālus nav iespējams izdot ārpus institūcijas un skenēšanas darba vieta iespējama tikai tās telpās, kas nozīmē, ka ārpakalpojumu Izpildītājam tehnika un speciālisti būs jānodrošina uz laiku Pasūtītāja norādītajās telpās. Plānojot digitalizāciju, ir jāņem vērā, ka būs nepieciešams sagatavot atbilstošas telpas, infrastruktūru un digitalizācijas darba vietas uz digitalizācijas laika periodu, kā arī pusēm jāvienojas par telpas uzturēšanas izmaksām. Ja institūciju vadība pieņem lēmumu piesaistīt ārpakalpojumu sniedzējus, nepieciešams definēt prasības pretendentu kvalifikācijai:
- finansiālā stabilitāte (piemēram, likviditāte, apgrozījums līdzinās plānotai digitalizācijas līguma summai);
- pieredze līdzīga formāta un apjoma materiālu digitālizācijā pēdējos 3 (trīs) gados;
- atbilstoša projekta komanda, skatīt tālāk sadaļu “Speciālisti un lomas”.
Sagatavojot iepirkumu specifikācijas dokumentus, svarīgi sākumā definēt ārpakalpojuma un iepirkuma sfēru: digitālo objektu iepirkums vai digitalizācijas darbu iepirkums (t.sk. digitālie objekti). Plānojot ārpakalpojumu, svarīgi definēt digitalizējamo un digitālo objektu apjomus (vienības un vienību cenas), digitalizācijai nepieciešamo tehniku (tai skaitā ražotāja atbalsts) un personālu, kā arī apzināt potenciālo digitalizācijas darbu Izpildītāju pieejamību plānotajos termiņos un nepieciešamās garantijas pēcdigitalizācijas periodā. Izvērtējot digitalizācijas ārpakalpojumu piedāvājumus, var izmantot šādus izvērtēšanas kritērijus:
- cena (izmaksas par vienu vienību, EUR par minūti, lapaspusi u.tml.), kopējais īpatsvars 50%-70%;
- pakalpojumu un digitālo objektu kvalitāte (Izpildītāja personāla profesionālā kvalifikācija un pieredze; Izpildītāja rīcībā ir atbilstošās iekārtas un tehnoloģijas, pakalpojumu sniegšanas darba procesu apraksts, kvalitātes un risku vadības sistēma, loģistikas un digitālo objektu piegādes nosacījumi), kopējais īpatsvars 30%-50%;
- darbu izpildes termiņi atbilstoši Pasūtītāja definētajiem.
Pasūtītājs var definēt šādus piedāvājuma kvalitātes vērtēšanas kritērijus: digitalizācijas pakalpojumu sniegšanas procesa apraksts; digitalizācijas soļu diagrammas, darbības; tehnisko resursu uzskaitījums; personāla un lomu uzskaitījums; slodzes aprēķini; procesa mērāmie rezultāti; komunikāciju plāns; risku vadības plāns; kvalitātes nodrošināšanas plāns; izmaiņu un korekciju veikšanas principi; darbu izpildes grafiks; datu aizsardzības politika. Ieteicams pie vērtēšanas kritērijiem iekļaut demo digitālo objektu izveidi. Ja digitalizācija tiks veikta ārpus institūcijas telpām, pārbauda normatīvo aktu prasības digitalizējamo objektu izsniegšanai. Sevišķi vērtīgus un unikālus digitalizējamos objektus apdrošina arī tad, ja to neprasa normatīvie akti. Atsevišķos gadījumus iepirkumos var iekļaut zaļā iepirkuma kritērijus, piemēram, enerģijas taupīšanas pasākumi, energoefektīvas iekārtas, ekonomisks papīra izlietojums. Līgumā ar Izpildītāju nepieciešams iekļaut šādas būtiskas sadaļas:
- līguma priekšmets atbilstoši digitalizācijas darbu tehniskai specifikācijai;
- digitalizācijas riski un pušu atbildība;
- pušu apliecinājumi par digitalizācija kvalitātes veicināšanas pasākumiem;
- digitalizējamo objektu un digitālo objektu pieņemšana un nodošana pa daļām (sūtījumiem);
- apmaksas kārtība (atbilstoši sūtījumu grafikam);
- garantijas nosacījumi, zaudējumu atlīdzības kārtība;
- pakalpojumu sniegšanas vispārējie nosacījumi (telpas, digitalizējamo objektu loģistika, kvalitātes vadība, izņēmumu vadība);
- Izpildītāja digitalizācijas speciālisti un lomu sadalījums;
- Pasūtītāja pienākumi un tiesības;
- līguma termiņi;
- digitalizējamā objekta speciālie nosacījumi (personas datu aizsardzība, informācijas nenodošana trešajām personām, autortiesību nosacījumi).
Šeit ir atrodami dažādi detalizēti ieteikumi, kā digitalizācijas ārpakalpojumu sniedzējiem rīkoties ar digitalizējamiem materiāliem: https://www.archives.gov/preservation/technical/vendor-training.html